Sanne Klit: Die Obsoleszenz-Falle: Warum „proaktiv“ in der Praxis schwieriger ist, als es klingt (Teil 3)

(Teil 3 unserer Interviewreihe mit Sanne Egholm Klit, Head of Parts Solutions & Warranty bei BEUMER)

Die Planung von Ersatzteilen ist an sich schon eine Herkulesaufgabe: Ausfälle treten unregelmäßig auf, die Nachfrage ist kaum vorhersehbar und Lagerbestände binden massives Kapital.

Doch es gibt eine weitere Herausforderung, die das gesamte Ersatzteilwesen schleichend verändert – und die rein gar nichts mit der Nachfrage zu tun hat. Manchmal verschwindet das Teil schlichtweg vom Markt.

Wenn eine kritische Komponente plötzlich nicht mehr existiert

Das Szenario beginnt oft mit einem dringenden Anruf: Ein Wartungsteam öffnet einen Schaltschrank, identifiziert das defekte Bauteil und will den Ersatz bestellen – nur um zu erfahren, dass das Teil nicht mehr produziert wird.

Der Lieferant hat es bereits vor Jahren abgekündigt. Es gibt keinen direkten Eins-zu-eins-Ersatz. Und plötzlich wird aus einer simplen Ersatzteilbestellung ein hochkomplexes Engineering-Projekt.

Sanne hat genau diese Situation kürzlich erlebt. Ein Kunde kontaktierte BEUMER, nachdem er festgestellt hatte, dass eine Komponente in einem 15 Jahre alten Schaltschrank obsolet geworden war. Da das Bauteil nicht einfach ausgetauscht werden konnte, musste die gesamte Steuerung angepasst werden.

Das Unangenehme an der Situation war nicht die Obsoleszenz an sich – die ist in industriellen Lieferketten Alltag. Es war die Art und Weise, wie das Problem ans Licht kam: Der Kunde entdeckte es zuerst. Nicht der Maschinenbauer.

Die unbequeme Wahrheit über das Obsoleszenzmanagement

In Strategie-Präsentationen wirkt Obsoleszenzmanagement oft geradlinig: Man überwacht die Meldungen der Lieferanten, verfolgt Lebenszyklen und identifiziert frühzeitig Alternativen. In der Praxis ist die Realität deutlich unübersichtlicher.

Maschinenbauer sind massiv auf Informationen ihrer Zulieferer angewiesen, doch diese Signale kommen nicht immer rechtzeitig an. Sanne erklärt:

„Man ist darauf angewiesen, dass die Lieferanten proaktiv mitteilen, wenn ein Teil abgekündigt wird. Aber diese Information erreicht die richtigen Stellen im Unternehmen oft nicht rechtzeitig.“

Selbst wenn die Info vorliegt, beginnt die eigentliche Arbeit erst: Ingenieure müssen die Auswirkungen analysieren, Ersatzkomponenten validieren, Kompatibilitäten prüfen und im schlimmsten Fall ganze Baugruppen neu konstruieren. Bei komplexen Industrieanlagen kann dieser Prozess Monate dauern. In Organisationen, die tausende Komponenten über Jahrzehnte hinweg betreuen, entstehen dabei zwangsläufig Lücken. Sanne nutzt hierfür ein treffendes Bild: Es wird immer „Löcher im Käse“ geben.

Warum Obsoleszenz im Kern ein Datenproblem ist

Die wahre Hürde ist nicht nur das Erkennen der Abkündigung, sondern das Wissen, wo die betroffenen Komponenten überhaupt verbaut sind. Ein einzelnes Elektronikmodul kann in dutzenden verschiedenen Maschinen vorkommen – über mehrere Anlagengenerationen und Dokumentationssysteme hinweg. Ohne saubere Stammdaten ist es fast unmöglich, diese Abhängigkeiten schnell zu identifizieren.

Hier liegt die Schwachstelle vieler Unternehmen. Wie der Datenexperte Conrad Greer bereits in unserer früheren Reihe beschrieb, verhindern fragmentierte Materialstammdaten oft den klaren Blick auf das Ersatzteil-Portfolio. Unterschiedliche Bezeichnungen, Dubletten und lückenhafte Dokumentation verschleiern die Beziehung zwischen Komponente und Anlage.

Wenn ein Lieferant das „End-of-Life“ eines Teils verkündet, wissen viele Firmen schlicht nicht, wo dieses Teil überall im Feld im Einsatz ist. Wenn der Einschlag dann sichtbar wird, ist der Kunde meist schon direkt betroffen.

Drei Säulen: Wie BEUMER Obsoleszenz trackt

Sannes Team nutzt aktuell eine Kombination aus drei Ansätzen, um dieses Risiko zu minimieren:

1. Lieferanten-Meldungen: Sobald der Einkauf eine offizielle Abkündigung erhält, geht diese an einen spezialisierten Obsoleszenz-Experten im Customer Support, der die Analyse und die Ersatzstrategie koordiniert.
2. Datenbasiertes Screening: BEUMER analysiert regelmäßig die Ersatzteildaten, um bereits obsolete oder gefährdete Teile zu finden. Hierbei hilft SPARROW.Clean, das die Bestände kontinuierlich gegen externe Marktdaten prüft und bei Risiken automatisch Flaggen setzt.
3. Kundenindividuelle Analysen: Manchmal bitten Betreiber BEUMER gezielt um einen „Check-up“ ihrer spezifischen Anlage. In diesen Fällen wird die Dokumentation tiefenanalysiert, um schlummernde Risiken aufzudecken.

Jeder dieser Ansätze schließt Lücken. Doch keiner von ihnen kann das Problem komplett aus der Welt schaffen.

Die wahren Kosten der späten Entdeckung

Je länger eine Obsoleszenz unentdeckt bleibt, desto teurer wird die Lösung. Ersatzkomponenten werden auf dem freien Markt knapp und Engineering-Aufwände explodieren. Institutionen wie das IIOM (International Institute of Obsolescence Management) betonen, dass ungesteuerte Obsoleszenz eines der größten Lebenszyklus-Risiken für langlebige Industriegüter ist.

Für Maschinenbauer ist dieses Risiko unvermeidlich. Die Frage ist nicht, ob Teile verschwinden, sondern wie schnell man darauf reagieren kann.

Vom „Firefighting“ zur Lifecycle-Transparenz

Der Weg zu einem besseren Management führt über die Datenqualität. Maschinenbauer müssen exakt sehen, welche Teile wo verbaut sind und wie sie sich über die Zeit verändern. Lösungen wie SPARROW.Clean setzen genau hier an: Sie bereinigen Dubletten, strukturieren Beschreibungen und decken verborgene Zusammenhänge auf.

Sobald die Datenbasis steht und Lebenszyklus-Risiken früher sichtbar werden, können Ersatzstrategien effizient koordiniert werden. Doch auch mit den besten Tools gilt: Die Industrie entwickelt sich langsam, die Elektronikwelt rasend schnell. Es wird immer neue „Löcher im Käse“ geben.

Die nächste Stufe: Bedarf vorhersagen, bevor er entsteht

Trotz dieser Hürden sieht Sanne die Zukunft optimistisch. Die nächste Transformation wird nicht im Lager stattfinden, sondern in der intelligenten Nutzung der Daten aus der installierten Basis.

Wenn Maschinenbauer Wartungsdaten, Sensorik und Lebenszyklus-Infos über alle Systeme hinweg bündeln, können sie den reaktiven Modus verlassen. Sie könnten Bedarfe antizipieren, noch bevor der Kunde das Problem überhaupt auf dem Schirm hat.

In unserem letzten Artikel dieser Serie werfen wir einen Blick in diese Zukunft: Wie Maschinenbauer und Betreiber kollaborieren können, um Ersatzteile zu liefern, bevor der Ausfall eintritt.

Die gesamte Interviewreihe lesen:

• Teil 1: Ersatzteile sind kein Nebengeschäft für Maschinenbauer
• Teil 2: Man kann nicht alles lagern – aber man sollte wissen, was als Nächstes bricht
• Teil 4: Die Datenzukunft: Das Ersatzteil liefern, bevor der Fehler auftritt