Wie gut sind Ihre Ersatzteilstammdaten wirklich? Das zeigt unser MRO Value Scan
„Wenn jemand in Ihrem Unternehmen behauptet, es gäbe keine Dubletten, wetten Sie 100 Euro dagegen. Bei Bayer Berlin haben wir die Anzahl der Materialien von 63.000 auf 48.000 reduziert. Das sind 20 % Dubletten – nachgewiesen, nicht theoretisch.“
Dirk Herbrich, Data Value Stream Lead for Acquire to Retire in CORE, Bayer AG (Zur vollständigen Case Study)
Die meisten Industrieunternehmen wissen, dass ihre Ersatzteildaten nicht perfekt sind
Die meisten Industrieunternehmen vermuten, dass Dubletten existieren. Sie wissen, dass einige Materialien veraltet sind. Sie sehen steigende Lagerbestände, wachsende Beschaffungskosten und Teams, die zu viel Zeit mit der Suche nach dem richtigen Ersatzteil verbringen.
Gleichzeitig stehen viele Unternehmen vor einer weiteren Herausforderung: der Vorbereitung ihrer Daten für eine SAP S/4HANA-Migration.
ERP-Migrationen zwingen Unternehmen dazu, Entscheidungen über die Qualität ihrer Ersatzteildaten zu treffen. Welche Materialien sollen migriert werden? Welche sollten konsolidiert werden? Welche sind obsolet? Und wo liegen die größten Potenziale zur Vereinfachung?
Ohne klare Antworten werden Migrationsprojekte komplexer, teurer und schwieriger zu rechtfertigen.
Bevor Unternehmen ein Projekt zur Optimierung ihrer Ersatzteilbestände starten oder eine SAP S/4HANA-Migration angehen, benötigen sie belastbare Antworten auf zentrale Fragen:
- Wie hoch ist die tatsächliche Datenqualität?
- Wie viele Dubletten und obsolete Materialien existieren?
- Welche Werke, Kategorien oder Geschäftsbereiche sollten priorisiert werden?
- Welche finanziellen Auswirkungen hätte eine Verbesserung der Datenqualität?
- Wie viel Komplexität könnte vor einer Migration reduziert werden?
- Ist das Potenzial groß genug, um ein Projekt zu rechtfertigen?
Genau diese Fragen beantwortet der SPARROW MRO Value Scan.
Was ist unser MRO Value Scan?
Der MRO Value Scan ist eine strukturierte Analyse Ihres Ersatzteilkatalogs auf Basis von Daten aus Ihrem ERP-System.
Er hilft Ihnen dabei, die aktuelle Qualität, Struktur und das Optimierungspotenzial Ihrer Ersatzteildaten zu verstehen, bevor Sie in ein größeres Projekt investieren.
Ziel ist es nicht, sofort jeden Materialstammsatz zu bereinigen.
Ziel ist es, Transparenz zu schaffen.
Der MRO Value Scan liefert einen ersten Überblick über Dubletten, obsolete Materialien, Lagerwerte, Datenqualitätslücken und mögliche Einsparpotenziale. So werden aus Vermutungen belastbare Fakten.
Welche Daten werden benötigt?
Der MRO Value Scan nutzt Daten, die bereits in Ihrem ERP-System vorhanden sind.
Je nach Systemlandschaft umfasst dies typischerweise:
- Materialstammdaten
- Lagerbestände
- Lagerwerte
- Materialbewegungen
- Lieferanteninformationen
- Herstellerinformationen
- Einkaufsdaten
- Dispositionsparameter
Der Aufwand für Ihr Team bleibt dabei bewusst gering, während gleichzeitig eine aussagekräftige Bewertung Ihrer Ersatzteillandschaft ermöglicht wird.
Grundsätzlich gilt: Je mehr Daten für die Analyse zur Verfügung stehen, desto aussagekräftiger die Ergebnisse. Bereits mit einem begrenzten Datensatz lassen sich wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Zusätzliche Informationen wie Einkaufshistorien, Lieferantendaten oder Dispositionsparameter ermöglichen jedoch eine deutlich präzisere Analyse sowie belastbarere ROI-Schätzungen.
Kurz gesagt: Sie können klein starten – mehr Daten führen zu tieferen Erkenntnissen.
Was zeigt der MRO Value Scan?
Der MRO Value Scan beantwortet nicht nur die Frage, ob Ihre Daten „gut“ oder „schlecht“ sind.
Er zeigt auf, wo Probleme bestehen, wie groß sie sind und welche finanziellen Auswirkungen sie haben können.
1. Wie groß ist Ihre Ersatzteillandschaft?
Viele Unternehmen verfügen über keinen konsolidierten Überblick über ihre Ersatzteilbestände über Werke, Regionen und Geschäftsbereiche hinweg.
Der MRO Value Scan schafft eine belastbare Ausgangsbasis und analysiert unter anderem:
- die Anzahl aktiver Materialien
- die Anzahl lagergeführter Materialien
- den gesamten Lagerwert
- die Verteilung von Beständen über Regionen und Geschäftsbereiche hinweg
Das ist wichtig, denn jede Optimierung beginnt mit Transparenz.
Bevor Lagerbestände reduziert, Dubletten eliminiert oder Dispositionsstrategien verbessert werden können, muss zunächst die Struktur der Ersatzteillandschaft verstanden werden.
2. Wie gut sind Ihre Ersatzteildaten?
Entscheidungen im Ersatzteilmanagement sind nur so gut wie die Daten, auf denen sie basieren.
Fehlen Herstellerinformationen, bleiben alternative Bezugsquellen oft unentdeckt. Unvollständige Merkmale erschweren die Suche nach Ersatzteilen und die Identifikation von Dubletten. Inkonsistente Lieferantendaten verlängern Beschaffungsprozesse und erhöhen die Abhängigkeit von individuellem Wissen.
Der MRO Value Scan bewertet zentrale Qualitätsindikatoren wie:
- Verfügbarkeit von Herstellerdaten
- Verfügbarkeit von Lieferantendaten
- Vollständigkeit von Attributen
- Unterschiede in der Datenqualität zwischen Werken, Regionen und Geschäftsbereichen
Die Ergebnisse zeigen klar auf, wo Informationslücken bestehen und wo Verbesserungsmaßnahmen den größten Mehrwert schaffen.
Darüber hinaus hilft die Analyse zu beurteilen, ob Ihre Ersatzteildaten für Beschaffung, Bestandsoptimierung und zukünftige Initiativen wie SAP S/4HANA ausreichend vorbereitet sind.
3. Wie viele Dubletten existieren?
Dubletten gehören zu den deutlichsten Indikatoren für versteckte Ineffizienzen im Ersatzteilmanagement.
Dasselbe Ersatzteil kann unter unterschiedlichen Materialnummern, Beschreibungen oder Lieferantenreferenzen geführt werden. Die Folge: Identische Teile werden mehrfach eingelagert, beschafft und disponiert.
In einem Kundenprojekt identifizierte SPARROW dasselbe physische Ersatzteil unter 17 unterschiedlichen Materialstammsätzen. Was auf den ersten Blick wie 17 verschiedene Materialien aussah, stellte sich als ein einziges Bauteil heraus, das hinter unterschiedlichen Beschreibungen und Lieferanteninformationen verborgen war.
Solche Fälle zeigen, wie Dubletten über Jahre hinweg durch Werkserweiterungen, Unternehmenszukäufe oder dezentrale Stammdatenpflege entstehen.
Der MRO Value Scan identifiziert diese Dubletten und quantifiziert den damit verbundenen Lagerwert. Er zeigt auf, wo identische Teile mehrfach geführt werden und wo Kapital unnötig in doppelten Beständen gebunden ist.
Für viele Unternehmen gehört die Dublettenbereinigung zu den schnellsten Hebeln für Bestandsreduktion, Beschaffungseinsparungen und eine höhere Datenqualität.
4. Wo verbergen sich Einsparpotenziale im Einkauf?
Der MRO Value Scan hilft Unternehmen dabei zu verstehen, ob sie für Ersatzteile mehr bezahlen als notwendig.
Durch die Analyse von OEM-Bezugswegen und den Vergleich ausgewählter Materialien mit verfügbaren Marktpreisen liefert die Analyse erste Hinweise darauf, wo Beschaffungseinsparungen möglich sind und welche Warengruppen eine vertiefte Untersuchung rechtfertigen.
Nicht jede Einsparung entsteht durch den günstigsten Preis.
Oft liegt das Potenzial darin, alternative Lieferanten zu identifizieren, Markttransparenz zu schaffen oder bestehende Beschaffungsstrategien kritisch zu hinterfragen.
5. Wo können Bestände optimiert werden?
Viele Unternehmen steuern ihre Ersatzteilbestände noch immer auf Basis statischer Dispositionsregeln. Mindest- und Höchstbestände spiegeln häufig nicht mehr die tatsächliche Nachfrage, Kritikalität oder Versorgungssituation wider.
Mit der Zeit führt dies zu überhöhten Beständen, vermeidbaren Fehlteilen und Kapitalbindung in Materialien, die nur einen geringen Beitrag zur Versorgungssicherheit leisten.
Der MRO Value Scan identifiziert Potenziale zur Verbesserung der Bestandsperformance durch:
- optimierte Dispositionsstrategien
- bessere Transparenz über Standorte hinweg
- Konsolidierung von Beständen
- Pooling-Potenziale zwischen Werken
Ziel ist nicht, Lagerbestände um jeden Preis zu reduzieren.
Ziel ist es, die richtigen Teile am richtigen Ort verfügbar zu haben – bei gleichzeitig geringerer Kapitalbindung.
Von der Datenanalyse zum Business Case
Die meisten Unternehmen wissen bereits, dass ihre Ersatzteildaten Verbesserungspotenzial haben. Was häufig fehlt, ist ein klares Verständnis der finanziellen Auswirkungen.
Genau hier setzt der MRO Value Scan an.
Durch die Quantifizierung von Dubletten, Datenqualitätsproblemen, Bestandsoptimierungspotenzialen und Einsparmöglichkeiten im Einkauf werden operative Beobachtungen in konkrete wirtschaftliche Kennzahlen übersetzt.
Dadurch können Unternehmen Prioritäten setzen, interne Stakeholder auf eine gemeinsame Faktenbasis stellen und einen belastbaren Business Case für Ersatzteiloptimierung, SAP S/4HANA-Vorbereitung oder umfassendere Digitalisierungsprogramme entwickeln.
Das Ergebnis ist einfach:
Bessere Entscheidungen auf Basis von Fakten statt Annahmen.
Was passiert nach dem MRO Value Scan?
Nach Abschluss der Analyse präsentiert SPARROW die Ergebnisse und diskutiert die wichtigsten Erkenntnisse, identifizierte Einsparpotenziale und Bereiche mit dem größten Optimierungspotenzial.
Je nach Unternehmen, Projektumfang und Engagement-Modell können die Ergebnisse zusätzlich direkt in der SPARROW-Plattform analysiert und für die weitere interne Verwendung exportiert werden.
Dadurch erhalten Teams die Möglichkeit, die Ergebnisse detaillierter zu untersuchen, mit relevanten Stakeholdern zu teilen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für zukünftige Optimierungsprojekte zu schaffen.
Das Ergebnis ist ein klares Verständnis des aktuellen Zustands der Ersatzteillandschaft, des wirtschaftlichen Potenzials und des erwartbaren Nutzens weiterer Optimierungsmaßnahmen.
Keine Verpflichtung. Dafür Klarheit.
Die Optimierung von Ersatzteilen ist längst nicht mehr nur ein Thema für Lager und Instandhaltung.
Sie entwickelt sich zunehmend zu einer strategischen Grundlage für höhere Anlagenverfügbarkeit, effizientere Beschaffung und ein besseres Working-Capital-Management.
Die erfolgreichsten Unternehmen werden nicht diejenigen sein, die von Anfang an über perfekte Daten verfügen.
Sie werden diejenigen sein, die verstehen, wo sie heute stehen, wo die größten Potenziale verborgen sind und welche Maßnahmen den größten wirtschaftlichen Hebel bieten.
Der SPARROW MRO Value Scan liefert genau diesen Ausgangspunkt.
Er hilft Ihnen dabei, die Qualität Ihrer Ersatzteildaten zu bewerten, versteckte Einsparpotenziale zu quantifizieren und einen belastbaren Business Case für Optimierungsmaßnahmen zu entwickeln – unabhängig davon, ob Sie eine SAP S/4HANA-Migration vorbereiten, Bestände reduzieren oder Ihre Beschaffungsprozesse verbessern möchten.
Möchten Sie wissen, was Ihre Ersatzteildaten Ihr Unternehmen tatsächlich kosten? Dann starten Sie mit einem SPARROW MRO Value Scan und verwandeln Sie ERP-Daten in einen belastbaren Business Case.
