Fallstudie: Globale MRO-Datenharmonisierung bei der Bayer AG

Über Bayer

Bayer ist ein globales Unternehmen mit Kernkompetenzen in den Life-Science-Bereichen Gesundheitswesen und Landwirtschaft. Mit rund 92.000 Mitarbeitenden und Niederlassungen in über 80 Ländern setzt Bayer in seinem gesamten Produktionsnetzwerk hohe Standards für betriebliche Exzellenz und digitale Innovation.

Um die weltweite SAP S/4HANA-Transformation zu unterstützen und eine Grundlage für einen zuverlässigen Wartungsbetrieb zu schaffen, benötigte Bayer eine skalierbare und bewährte Lösung zur Harmonisierung der Ersatzteildaten an allen Produktionsstandorten.

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Überblick

Die globale MRO-Datentransformation von Bayer begann 2020 mit einem erfolgreichen Pilotprojekt am Standort Berlin. Die Ergebnisse — darunter eine 20-prozentige Reduzierung der Duplikate und eine umfangreiche Lagerkonsolidierung — erregten schnell Aufmerksamkeit im gesamten Unternehmen. Als Bayer sein unternehmensweites CORE-Programm zur Umstellung älterer ERP-Systeme auf SAP S/4HANA einführte, wurde klar, dass die Qualität der MRO-Daten entscheidend für den Erfolg des Programms sein würde. SPARROW wurde als globaler Partner ausgewählt, um die Standardisierung von Ersatzteilen zu leiten.

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Die Herausforderung

Die globale MRO-Landschaft von Bayer ist gekennzeichnet durch:

• Mehrere ERP- und CMMS-Systeme an verschiedenen Standorten
• Unstrukturierte, inkonsistente Ersatzteildaten (Beschreibungen, Attribute, Klassifizierungen)
• Lokale Namenskonventionen und Sprachkonflikte
• Doppelte Einträge, aufgeblähten Bestand und fehlende Transparenz
• Fehlende Möglichkeit, identische Teile standortübergreifend zu identifizieren und gemeinsam zu nutzen
• Verpasste Gelegenheiten, Inventar zu reduzieren oder Notfälle effizienter zu bewältigen

In vielen Fällen wurden ältere Daten einfach in neue Systeme kopiert, in der Hoffnung, sie später zu bereinigen — was ein erhebliches Risiko für die SAP-Migration darstellte.

„Wenn jemand in Ihrer Organisation sagt, dass es keine Duplikate gibt — setzen Sie 100€, dann werden Sie welche finden. Bei Bayer Berlin haben wir die Materialmenge von 63.000 auf 48.000 reduziert. Das sind nachgewiesene Duplikate von 20%, nicht theoretisch.“

— Dirk Herbrich, Data Value Stream Lead for Acquire to Retire in CORE, Bayer AG

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Der Kontext des CORE-Programms

Das CORE-Programm von Bayer geht über ein technisches ERP-Upgrade hinaus — es ist eine geschäftsorientierte IT-Transformation, die alle Kernprozesse betrifft, einschließlich Wartung und Anlagenlebenszyklus („Acquire to Retire“).

Dirk Herbrich, Data Value Stream Lead for Acquire to Retire in CORE, erklärt:

„Wir wollen einen einzigen Materialstamm für dasselbe physische Teil. Das schließt direkte und indirekte Materialien wie MRO-Teile – also Pumpen, Kugelhähne, Dichtungen – mit ein. Jedes dieser Teile soll nur einen einzigen Datensatz im System haben.“

Die Standardisierung der Materialstammdaten wurde zu einer grundlegenden Anforderung. Das Ziel: eine harmonisierte, erweiterte Datenbank, die nicht nur die Durchführung von Wartungsarbeiten, sondern auch die Beschaffung, Budgetierung, Zuverlässigkeitsplanung und die Reduzierung des Ausfallrisikos unterstützt.

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Die Lösung

Um dieser Herausforderung zu begegnen, hat Bayer die Harmonisierung der MRO-Daten mit Hilfe von SPARROW durchgeführt, dessen Vorteile sich bereits am Berliner Pilotstandort bewährt haben.

Die wichtigsten Elemente der Lösung:

• Vollständige Datenvereinheitlichung über ERP-Systeme, Sprachen und Standorte hinweg
• Automatisierte Erkennung und Bereinigung von Duplikaten im großen Maßstab
• Standardisierte Klassifizierung und Attributanreicherung zur Erfüllung der S/4HANA-Anforderungen
• Wechselseitige Integration zwischen SPARROW und die Datenplattform und SAP-Systemen von Bayer
• Schnittstelle zur Materialerstellung in Echtzeit, wodurch die Reibung für lokale Anforderer reduziert wird
• Klar definierte Materialstammkriterien (z. B. technische Standortzuweisung, Relevanz der Aufgabenliste), um die unnötige Erstellung digitaler Ressourcen zu verhindern
• Datenfilterung, um echte Ersatzteile von Betriebsmittel für den einmaligen Gebrauch zu unterscheiden

SPARROW stellt Bayer eine Datenbank mit über 55 Millionen Materialstammdatensätzen zur Verfügung, sodass Benutzer vorhandene Teile leicht finden können. Sobald ein Teil in SPARROW bestätigt oder erstellt wurde, werden die Informationen innerhalb von 15 Minuten an SAP übertragen — und umgekehrt.

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Änderungsmanagement und Betriebsintegration

Eine zentrale Herausforderung ist nicht technisch — sie ist menschlich.

„Man möchte keine Pumpe im Wert von 50.000 € ins Regal stellen, ohne den Grund zu wissen“, sagte Dirk. „Hinter jedem Materialstamm müssen Methodik und Governance stehen.“

SPARROW unterstützt Bayer dabei, die Logik der Materialerstellung zu definieren, manuelle Arbeitsabläufe zu reduzieren und lokale Anwender in die Gestaltung des Prozesses einzubeziehen, wodurch die Lösung intuitiv und glaubwürdig wird.

Funktionen wie das OCR-Scannen, das Hochladen von Fotos auf Mobilgeräten und die Lokalisierung von MRP-Parametern erleichtern Benutzern die Interaktion ohne den Kundendienst zu fragen.

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Wichtigste Ergebnisse

• ~ 15% weniger doppelte Teile
• Datenharmonisierung zwischen Standorten, Ländern und Systemen
• Ein reibungsloserer S/4HANA-Einführungsprozess mit qualitativ hochwertigen MRO-Daten, die pünktlich geliefert werden
• Durchgängige Steuerung der Materialstammstandards
• Sichtbarkeit und Lokalisierung von Teilen in Echtzeit im gesamten globalen Betrieb
• Budgetplanung nach dem Bottom-up-Prinzip durch Integration von MRO in Wartungspläne

„SPARROW hilft uns dabei, MRO-Daten in echten Geschäftswert umzuwandeln — es reduziert Duplikate, senkt die Kosten und ermöglicht intelligentere Arbeitsweisen bei Bayer.“

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Was kommt als Nächstes

Die Zusammenarbeit von SPARROW mit Bayer ist durch einen vierjährigen Rahmenvertrag abgedeckt und wird im Rahmen des globalen CORE-Rollouts weiterentwickelt.

Mit mehr als 50 Standorten und einem Umfang von über 500.000 Materialien bildet das SPARROW-Modell nun die Grundlage sowohl für bestehende als auch für neue Systeme. Ältere Standorte können bereits vor der S/4HANA-Migration mit der Harmonisierung der MRO-Daten beginnen. Das verschafft Zeit, reduziert Risiken und erschließt frühzeitig Vorteile.

„Es wäre schade gewesen, das nicht auch älteren Standorten anzubieten“, sagte Dirk Herbrich. „Jetzt können sie MRO-Daten harmonisieren, bevor CORE auf den Markt kommt — zu ihren eigenen Bedingungen.“

Module wie SPARROW.Plan und SPARROW.Stock sind bereits konfiguriert und für den lokalen Einsatz verfügbar. Sie bieten zusätzlichen ROI, ohne dass zusätzliche Konfiguration oder IT-Aufwand erforderlich sind.

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Warum es wichtig ist

Dieser Fall zeigt, wie MRO-Daten, die oft erst im Nachhinein betrachtet werden, zu einem strategischen Hebel für die Transformation werden können — wenn sie mit dem richtigen Fokus, den richtigen Tools und der richtigen Denkweise behandelt werden.

„Dazu gehört weit mehr als nur die Bereinigung von Ersatzteildaten. Es geht darum, Prozesse zu ermöglichen — von der Notfallwartung über die Budgetplanung im Bottom-up-Ansatz bis hin zur Analyse der tatsächlichen OEM-Ausgaben.“ Dirk Herbrich, Bayer.

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