Ihr Weg zur Exzellenz im Ersatzteilmanagement

Ein Instandhalter braucht einen Sensor. Das Teil liegt bereits im Lager. Doch die Beschreibung ist unvollständig, und die Herstellerteilenummer steht irgendwo in einem Freitextfeld. Die Suche bleibt erfolglos, also wird der Sensor erneut bestellt.

Auf den ersten Blick scheint es an der Verfügbarkeit zu liegen. Tatsächlich steckt dahinter eine Reihe miteinander verknüpfter Entscheidungen zu Materialdaten, Bestandsplanung und Einkauf.

Wer sein Ersatzteilmanagement verbessern möchte, muss diese Zusammenhänge in der richtigen Reihenfolge angehen. Teams brauchen einen Überblick darüber, was vorhanden ist, müssen ihren tatsächlichen Bedarf bestimmen und Prozesse etablieren, die Datenqualität und Bestände dauerhaft unter Kontrolle halten.

Aus der Analyse von mehr als 200 Werken mit Ersatzteilbeständen im Wert von über 600 Millionen Euro hat SPARROW eine Roadmap entwickelt, die genau dabei unterstützt.[1]

Warum dieselben Probleme im Ersatzteilmanagement immer wieder auftreten

Ein unvollständiger Materialstammsatz erschwert weit mehr als die Suche. Wenn sich ein Ersatzteil nicht eindeutig identifizieren lässt, können Teams auch Dubletten, alternative Lieferanten oder verfügbare Bestände an anderen Standorten nur schwer erkennen.

So kann derselbe Sensor einmal als „SME-8MZS24V“ und einmal als „SME-8M-ZS-24V Festo“ angelegt sein. Im Arbeitsalltag ist dann nicht ohne Weiteres erkennbar, dass beide Datensätze dasselbe Bauteil beschreiben. Die Folge können separate Bestellungen und unerkannte Doppelbestände sein.

Unsere Analysen zeigen: Der Median des Anteils der Materialdatensätze ohne Herstellerteilenummer in einem eigenen Feld lag bei 62 %. Die Nummer fehlte entweder vollständig oder war lediglich in der Beschreibung hinterlegt. Bei Beschreibungen, die nur eine einfache Bezeichnung oder noch weniger verwertbare Informationen enthielten, lag der Median bei 30 %.[1]

Solche Lücken erklären, warum ein Lager gut gefüllt sein kann, während die Instandhaltung trotzdem Schwierigkeiten hat, benötigte Teile zu finden. Bleibt die Suche erfolglos, wird am Materialkatalog vorbei bestellt.

Bei Bestandsentscheidungen kommt eine weitere Herausforderung hinzu: Ein Teil ohne aktuellen Verbrauch kann überflüssig sein. Es kann aber auch als kritisches Reserveteil eine Anlage absichern, deren Ausfall die Produktion stilllegen würde. Die Bewegungshistorie allein reicht für diese Unterscheidung nicht aus.

Dafür braucht es Informationen zur Kritikalität und zur Lieferzeit. Fehlen sie, lässt sich ein Bestandsabbau nur schwer begründen. Im Zweifel erscheint es sicherer, alles zu behalten.

Vier Fragen geben der Roadmap ihre Richtung

Ein leistungsfähiges Ersatzteilmanagement umfasst vier miteinander verbundene Bereiche:

• Finden: Können Mitarbeitende ein Ersatzteil eindeutig identifizieren und erkennen, ob es bereits im System vorhanden ist?
• Bevorraten: Halten Sie die richtigen Teile in den richtigen Mengen vor und berücksichtigen dabei die Kritikalität der zugehörigen Anlagen?
• Beschaffen: Können Sie benötigte Teile rechtzeitig über geeignete Lieferanten und geregelte Einkaufsprozesse beziehen?
• Dauerhaft absichern: Sorgen die täglichen Abläufe dafür, dass Materialdaten und Planungsparameter aktuell bleiben?

Diese Bereiche können unterschiedliche Reifegrade aufweisen. Ein Werk kann gut strukturierte Materialdaten haben, aber mit veralteten Bestandsparametern arbeiten. Ein anderes sichert kritische Ersatzteile sorgfältig ab, bestellt jedoch regelmässig über Freitextpositionen.

Um solche Unterschiede einzuordnen, unterscheidet die Roadmap vier Reifegrade:

• Gewohnheitsbasiert: Eingespielte Abläufe bestimmen die Entscheidungen.
• Transparent: Daten machen Probleme sichtbar. Lücken, Dubletten und Überbestände werden erfasst und ihre Auswirkungen bewertet.
• Geregelt: Klare Regeln bestimmen die Entscheidungen. Jedes Teil hat einen eindeutigen, bereinigten Datensatz. Kritikalität und Bedarf bestimmen die Bestandsmengen.
• Vorausschauend: Veränderungen bei Verbrauch und Versorgung lösen gezielt Massnahmen aus.

Ein Werk kann bei der Teileidentifikation bereits den Reifegrad „Geregelt“ erreicht haben und im Einkauf noch gewohnheitsbasiert arbeiten. Die Roadmap hilft, diese Lücken zu erkennen und zu entscheiden, welche zuerst geschlossen werden sollten.

Schritt 1: Von gewohnheitsbasierten Abläufen zu mehr Transparenz

In der Ausgangssituation prägen eingespielte Gewohnheiten viele Entscheidungen. Teams bestellen vertraute Mengen nach, übernehmen bestehende Planungsparameter oder umgehen den Materialkatalog, wenn die Suche zu lange dauert.

Die erste Aufgabe besteht darin, anhand der vorhandenen ERP-Daten ein belastbares Bild der Ausgangslage zu schaffen.

Dazu werden Materialstammdaten gemeinsam mit Beständen, Warenbewegungen und Einkaufsdaten betrachtet. Ziel ist es, zu erkennen, wo unvollständige Daten, Versorgungsrisiken und Überbestände den Betrieb beeinträchtigen, und ihre wirtschaftlichen Auswirkungen möglichst konkret zu bewerten.

Sechs Kennzahlen bieten einen guten Einstieg:

1. Der Anteil der Materialien mit einer Herstellerteilenummer in einem eigenen Feld.
2. Der Anteil der Materialien mit hinterlegter Kritikalität.
3. Der Wert der Bestände ohne Warenbewegung in den vergangenen 24 Monaten.
4. Der Anteil der Materialien mit plausiblen Lieferzeiten anstelle pauschaler Standardwerte.
5. Das Einkaufsvolumen über Bestellpositionen ohne Materialnummer.
6. Der Anteil der bevorrateten Materialien, deren Planungsparameter in den vergangenen 18 Monaten nicht überprüft wurden.

Jede dieser Kennzahlen unterstützt andere Entscheidungen. Bestände ohne Bewegung müssen genauer betrachtet werden, bevor sie als Überbestand gelten. Pauschale Lieferzeiten sollten mit der tatsächlichen Lieferleistung abgeglichen werden. Freitextbestellungen können auf Artikel hinweisen, die Teams regelmässig beschaffen, im Materialkatalog aber nicht ohne Weiteres finden.

Eine solche Bestandsaufnahme hilft auch, die Arbeit zu priorisieren. Statt an allen Standorten gleichzeitig sämtliche Datensätze zu bereinigen, können sich Teams zunächst auf die Lücken mit den grössten finanziellen oder betrieblichen Auswirkungen konzentrieren.

Schritt 2: Von Transparenz zu klaren Regeln

Sobald die Probleme sichtbar sind, brauchen Teams verbindliche Regeln, um sie zu beheben und ihre erneute Entstehung zu verhindern.

Den Anfang macht die eindeutige Identifikation der Teile. Herstellerteilenummern werden aus Beschreibungen extrahiert, Datensätze vereinheitlicht und mögliche Dubletten geprüft. So lässt sich dasselbe physische Bauteil zuverlässig wiedererkennen. Bei der Zusammenführung von Datensätzen müssen die Bestands- und Einkaufsinformationen erhalten bleiben, die das Tagesgeschäft benötigt.

Anschliessend wird die Datengrundlage für Bestandsentscheidungen verbessert. Kritikalität, Lieferzeiten und Lieferantendaten bilden gemeinsam mit dem Verbrauch die Grundlage für geeignete Dispositionsparameter.

Je nach Ersatzteil kann das zu unterschiedlichen Massnahmen führen. Bei einem überbevorrateten Artikel lässt sich die Nachbestellung aussetzen, bis vorhandene Bestände abgebaut sind. Ein kritisches Bauteil mit langer Lieferzeit benötigt möglicherweise einen höheren Bestand. Beide Entscheidungen gehören zu einer durchdachten Optimierung.

Auch die Einkaufsprozesse müssen einbezogen werden. Wiederkehrende Freitextbestellungen sollten Anlass sein zu prüfen, ob der betreffende Artikel in den Materialkatalog aufgenommen werden sollte. Vor jeder Neuanlage steht die Suche nach einem bereits vorhandenen Datensatz.

Entscheidend sind dabei klare Zuständigkeiten. Wer genehmigt neue Materialien? Wer klärt unvollständige Datensätze? Wer verantwortet die Regeln für die Datenpflege? Bleiben diese Fragen offen, schafft jede Bereinigung lediglich die Ausgangsbasis für die nächste.

Schritt 3: Von geregelten Abläufen zur vorausschauenden Anpassung

Auf der nächsten Entwicklungsstufe lösen Veränderungen bei Anlagen, Verbrauch oder Versorgung eine gezielte Überprüfung der relevanten Entscheidungen aus.

Ein Lieferant verlängert seine Lieferzeit. Ein Bauteil wird abgekündigt. Eine Anlage wird stillgelegt oder der Verbrauch verändert sich. Jede dieser Entwicklungen kann beeinflussen, welche Teile in welcher Menge an welchem Standort benötigt werden und wie sie beschafft werden sollten.

Die Verknüpfung von Materialdaten mit Anlagen und tatsächlichem Verbrauch hilft, solche Veränderungen richtig einzuordnen. Standortübergreifende Bestandstransparenz ermöglicht zudem, vor einer Neubestellung eine interne Umlagerung zu prüfen. Dabei müssen lokale Anforderungen und vereinbarte Regeln für die gemeinsame Nutzung berücksichtigt werden.

Automatisierung kann Veränderungen erkennen und die notwendigen Schritte anstossen. Ihr Nutzen hängt von verlässlichen Daten und klaren Entscheidungsregeln ab. Dazu gehört auch, kritische Reserveteile abzusichern, deren geringer Verbrauch ausdrücklich beabsichtigt ist.

So werden Verbesserungen Teil des Tagesgeschäfts. Teams halten Daten und Planungsparameter aktuell, während sich die Rahmenbedingungen verändern. Diese Aufgabe bleibt dauerhaft bestehen: Nach Beobachtungen aus Kundenprojekten kommen jährlich neue Teile im Umfang von rund 5 % des bestehenden Materialkatalogs hinzu. Ohne laufende Pflege entstehen die bekannten Probleme erneut.[1]

Ein belastbarer Business Case trennt Bestandsabbau und laufende Einsparungen

Ein überzeugender Business Case unterscheidet zwischen dem Abbau vorhandener Bestände und einer dauerhaft wirtschaftlicheren Beschaffung.

Kapital wird schrittweise freigesetzt, wenn Unternehmen überschüssige Bestände verbrauchen oder intern umverteilen und unnötige Nachbestellungen vermeiden. Wann dieser Effekt eintritt, hängt davon ab, welche Teile tatsächlich noch genutzt oder an andere Standorte abgegeben werden können.

Wiederkehrende Einsparungen im Einkauf entstehen durch dauerhaft bessere Prozesse. Dazu gehören die Vermeidung doppelter Bestellungen, die Beschaffung über geeignete Katalogartikel und eine Disposition, die sich am betrieblichen Bedarf orientiert.

Diese Effekte getrennt auszuweisen macht nachvollziehbar, wann welcher Nutzen entsteht. Gleichzeitig verhindert es, dass dieselbe vermiedene Bestellung mehrfach als Einsparung zählt. Betriebliche Kennzahlen wie Teileverfügbarkeit und Suchaufwand zeigen ergänzend, ob sich die Veränderungen im Arbeitsalltag bewähren.

Ihre Roadmap beginnt mit Ihren eigenen Daten

Der erste Schritt ist ein klares Bild Ihrer heutigen Situation.

Welche Ersatzteile lassen sich nur schwer identifizieren? Bei welchen Beständen ist unklar, warum sie in dieser Höhe vorgehalten werden? Wo umgeht der Einkauf den Materialkatalog? Und welche Entscheidungen gelten unverändert weiter, obwohl sich die betrieblichen Rahmenbedingungen längst verändert haben?

Der SPARROW MRO Value Scan untersucht Ihre vorhandenen ERP-Daten, macht solche Lücken sichtbar und hilft, Optimierungspotenziale zu bewerten und die nächsten Schritte zu priorisieren.

Fordern Sie einen MRO Value Scan an und entwickeln Sie Ihre Roadmap auf Basis Ihrer eigenen Ersatzteildaten.

[1] Quelle: Interne SPARROW-Analysen.