Neu in SPARROW.Clean: Ersatzteile direkt aus PDF-Dokumenten erstellen
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Es ist eine empfohlene Ersatzteilliste Ihres OEM oder ein Angebot eines Lieferanten. Fünfzig Positionen, manchmal Hunderte. Jede Zeile enthält die Informationen, die Sie benötigen: Teilenummern, Beschreibungen, vielleicht eine Lieferantenreferenz.
Aber es ist ein PDF.
Also beginnt der Prozess: Abschnitt kopieren, in Excel einfügen, versuchen, die Spalten neu aufzubauen. Die Formatierung zerfällt. Beschreibungen landen in den falschen Zellen. Zeilen verschmelzen. Sie beginnen, die Struktur manuell zu korrigieren.
Eine Stunde später sind Sie immer noch damit beschäftigt, die Daten zu bereinigen – bevor Sie überhaupt mit der Anlage von Ersatzteilen beginnen können.
Leonid Vogel, Head of Product bei SPARROW, hat dieses Szenario unzählige Male gesehen:
„Wenn man ein PDF mit vielen Einträgen hat, ist die manuelle Extraktion extrem frustrierend. Copy-Paste zerstört oft die Struktur. Man kann leicht einen ganzen Tag nur mit der Aufbereitung der Daten verbringen.“
Um diesen Schritt vollständig zu eliminieren, haben wir den PDF-Upload in SPARROW.Clean eingeführt.
Anstatt Dokumente zuerst in Tabellen umzuwandeln, können Nutzer Ersatzteillisten nun direkt als PDF hochladen und automatisch verarbeiten.
Vom PDF zu strukturierten Ersatzteildaten
Der PDF-Upload analysiert das Dokument und extrahiert die einzelnen enthaltenen Positionen.
Diese werden anschliessend in eine strukturierte Liste innerhalb von SPARROW.Clean überführt.
Ab diesem Punkt verhält sich der Prozess genauso wie beim Import einer strukturierten Liste: Jeder Eintrag kann geprüft, validiert und als neuer Materialstammsatz angelegt werden. Leonid erklärt:
„Konzeptionell ist es dasselbe wie ein Listen-Upload. Der einzige Unterschied ist der Ausgangspunkt. Statt einer Excel-Datei lädt man ein PDF hoch, und SPARROW extrahiert die Zeilen, sodass Sie sofort damit arbeiten können.“
Entwickelt für reale Ersatzteildokumente
Sobald die Daten aus dem PDF extrahiert wurden, durchlaufen sie denselben Qualitätsprozess wie strukturierte Listen.
1. Attribut-Mapping
PDF-Dokumente folgen selten einer einheitlichen Struktur. Spaltenbezeichnungen variieren, Sprachen unterscheiden sich und jeder Lieferant nutzt eigene Formate.
Mit dem Mapping ordnen Sie die extrahierten Felder einfach den richtigen SPARROW-Attributen zu.
So lässt sich nahezu jedes Dokumentformat verarbeiten. Leonid dazu:
„Ein PDF kann praktisch alles enthalten. Unternehmen nutzen unterschiedliche Bezeichnungen und Sprachen. Mit dem Mapping bringt man diese Struktur in das SPARROW-Datenmodell.“
2. Dublettenerkennung innerhalb der hochgeladenen Liste
SPARROW prüft zunächst die extrahierte Liste selbst, um doppelte Einträge zu erkennen.
So wird verhindert, dass identische Ersatzteile mehrfach im selben Upload angelegt werden.
3. Dublettenerkennung im bestehenden Katalog
Anschliessend vergleicht das System die Einträge mit dem bestehenden Materialstamm.
Wenn ein Ersatzteil bereits existiert, wird es markiert, bevor ein Duplikat entsteht.
4. Automatische Datenanreicherung
Zum Schluss reichert SPARROW die Daten an, indem sie mit Hersteller- und Lieferantenkatalogen abgeglichen werden.
Selbst wenn ein PDF nur begrenzte Informationen enthält – etwa eine Teilenummer und eine kurze Beschreibung – kann das System automatisch weitere Attribute wie Lieferanteninformationen oder technische Identifikatoren ergänzen.
Das Ergebnis ist ein sauberer und vollständiger Ersatzteildatensatz.
Arbeiten mit den Daten, die ohnehin vorliegen
Im Ersatzteilmanagement kommen Informationen selten in perfekt strukturierten Tabellen an.
Sie stammen aus Maschinenhandbüchern, Lieferantenangeboten, technischen Dokumentationen und Ersatzteilkatalogen – häufig als PDF.
Der PDF-Upload ermöglicht es Ihnen, direkt mit diesen Dokumenten zu arbeiten, anstatt Stunden in deren Aufbereitung zu investieren.
Wie Leonid zusammenfasst:
„Das Ziel ist einfach: Sie sollen die Daten nutzen können, die Sie ohnehin erhalten – ohne Stunden in die Vorbereitung zu investieren.“
