Onboarding in weniger als einer Woche: Wie SPARROW einen schnellen, partnerschaftlichen Start ermöglicht

In der Welt der Enterprise-Software haben wir uns fast schon an quälend lange Implementierungsphasen gewöhnt. Neues CRM? ERP-Migration? Das Muster ist meist identisch: Monate an Beratungsleistungen, massive IT-Einbindung und ein Go-Live-Termin, der sich immer weiter nach hinten verschiebt. Wenn das System dann endlich produktiv ist, hat sich das ursprüngliche Problem oft schon wieder verändert.

Wenn Jens Schubert, Head of Customer Success bei SPARROW, mit neuen Kunden spricht, erkennt er diese „Implementierungstraumata“ häufig sofort. Viele stellen sich auf einen Marathon ein. Stattdessen erleben sie einen Sprint.

„Für uns ist Onboarding keine rein technische Konfigurationsphase“,

sagt Jens, der seit fünf Jahren Implementierungen in unterschiedlichsten industriellen Umgebungen begleitet – vom globalen Konzern bis zum mittelständischen Produktionsunternehmen.

„Onboarding beginnt mit der Vertragsunterzeichnung und endet in dem Moment, in dem der Kunde auf Basis seiner eigenen Daten fundierte Entscheidungen treffen kann. Mit SPARROW kann dieser Weg weniger als eine Woche dauern.“

Kein Beratungsprojekt, keine Komplexität – nur Daten und Internet

Einer der überraschendsten Aspekte des SPARROW-Onboardings ist, wie wenig Ressourcen tatsächlich benötigt werden. In einer Branche, die für komplexe Infrastruktur-Voraussetzungen bekannt ist, haben wir die Einstiegshürden bewusst niedrig gehalten. Jens erklärt:

„Um mit SPARROW zu starten, braucht man im Grunde nur zwei Dinge: Ersatzteildaten und eine Internetverbindung.“

Da die Plattform bewusst schlank konzipiert ist, sind weder externe IT-Berater noch zusätzliche Infrastrukturprojekte erforderlich – weder für das initiale Onboarding noch für spätere Anpassungen. Das ermöglicht uns die Zusammenarbeit mit sehr unterschiedlichen Organisationen: mit internationalen Konzernen ebenso wie mit familiengeführten Unternehmen, in denen der Instandhaltungsleiter oft mehrere Rollen gleichzeitig übernimmt.

Egal ob IT-Spezialist oder Instandhaltungsverantwortlicher – SPARROW ist so konzipiert, dass es unabhängig vom technischen Hintergrund sofort nutzbar ist.

Der Parallel-Ansatz: Warum auf die Integration warten?

Ein verbreitetes Missverständnis im B2B-SaaS-Umfeld lautet: Man müsse sich zwischen einem schnellen Standalone-Start und einer robusten ERP-Integration entscheiden.

Bei SPARROW gilt: Beides funktioniert gleichzeitig.

Für Kunden mit bestehendem ERP-System ist die Integration langfristig absolut sinnvoll, da hier die Automatisierung entsteht. Gleichzeitig warten wir jedoch nicht, bis die technische Anbindung vollständig abgeschlossen ist.

Jens beschreibt unseren Parallel-Ansatz so:

„Wir streben immer eine vollständige ERP-Integration an. Aber wir warten nicht, bis die Brücke fertig gebaut ist, bevor wir anfangen, den Fluss zu überqueren.“

Während die Integration vorbereitet wird, starten wir mit einem statischen Datenimport. So können Teams SPARROW.Clean und SPARROW.Plan bereits produktiv nutzen, während im Hintergrund die automatisierte ERP-Synchronisation aufgesetzt wird.

• Track 1 – Sofortiger Mehrwert: Materialstammdaten (meist als Excel- oder CSV-Datei) werden innerhalb weniger Tage in das System überführt.
• Track 2 – Skalierbare Integration: Parallel arbeiten unsere Entwickler mit der IT des Kunden an der automatisierten ERP-Anbindung – besonders relevant für SPARROW.Plan und SPARROW.Stock.

Das Ergebnis: Datenbereinigung und Optimierung starten bereits in der ersten Woche, während die technische Integration geräuschlos im Hintergrund läuft – ohne den ROI zu verzögern.

Mehr als ein Softwareanbieter: Echte Partnerschaft

Die Geschwindigkeit entsteht nicht allein durch die Technologie, sondern durch die enge Zusammenarbeit. Jeder SPARROW-Kunde arbeitet mit einem dedizierten Customer Success Manager. Kein anonymes Ticketsystem, keine Blackbox – sondern ein fester Ansprechpartner, der Ihre Daten und Prozesse versteht.

Der Startpunkt ist ein Kickoff-Workshop – allerdings nicht als reine Produktpräsentation. So Jens:

„Im Kickoff geht es nicht darum zu erklären, wie wir arbeiten. Es geht darum zu verstehen, wie der Kunde arbeiten möchte. Mit unserer Expertise im Ersatzteilmanagement analysieren wir Prozesse sowie Ziele und erstellen daraus eine transparente Roadmap.“

Regelmäßige Abstimmungen und individuelle Fortschrittsberichte sorgen dafür, dass jederzeit Klarheit über den Projektstatus besteht. Viele unserer Kunden beschreiben SPARROW deshalb nicht als reinen Lieferanten, sondern als strategischen Partner.

Der menschliche Faktor: Veränderung aktiv begleiten

Technologie ist selten die größte Hürde – es ist die Veränderung der Arbeitsweise. Jens spricht das offen an:

„Wir müssen Erwartungen aktiv steuern. KI ist kein Wundermittel. Viele Anwender kennen ihre Maschinen und Ersatzteile seit Jahrzehnten auswendig. Professionelles Datenmanagement hingegen ist eine eigene Disziplin, die ihnen oft nie vermittelt wurde.“

Deshalb begleiten wir den Change-Prozess aktiv durch die frühe Einbindung von Führungskräften und operativen Teams. Für ein effizientes Onboarding empfiehlt Jens eine schlanke Projektstruktur auf Kundenseite:

• Projektverantwortlicher – für die Vision und interne Steuerung
• Datenverantwortlicher – mit Zugriff auf das ERP-System
• Operativer Anwender – z. B. aus dem Lager oder Materialmanagement

In einem Projekt ging ein Kunde noch einen Schritt weiter:

„Ein Kunde hat einen Change Manager zum Kickoff eingeladen – das hat die Abstimmung und Akzeptanz enorm beschleunigt. Dieses Vorgehen würde ich grundsätzlich empfehlen.“

Gerade in größeren Organisationen zahlt sich diese frühe Einbindung aus.

Sechs Tage: Ein Beweis dafür, wie einfach es gehen kann

Wie schnell kann ein Team realistisch mit SPARROW arbeiten? Die Antwort hängt natürlich von der Datenlage und den internen Prozessen ab. In einem aktuellen Projekt haben wir jedoch einen echten Meilenstein erreicht: vollständiges Onboarding in nur sechs Tagen.

Jens ordnet das ein:

„Das ist kein starres Versprechen für jedes Projekt. Es zeigt aber, dass unser Prozess flexibel genug ist, sich dem Tempo des Kunden anzupassen.“

Vom Kickoff bis zur aktiven Arbeit mit dem Ersatzteilkatalog verging weniger als eine Arbeitswoche – ein Zeitraum, der bei klassischen Enterprise-Implementierungen schlicht unvorstellbar ist. Ob sechs Tage oder einige Wochen: Unser Ansatz bleibt derselbe. Schnell starten. Schrittweise Mehrwert liefern. Digitalisierung als Serie klarer Erfolge – nicht als monatlicher Kraftakt.

Priorisieren statt perfektionieren

Dass Ergebnisse in Tagen statt in Monaten erzielt werden können, basiert auf einer sehr pragmatischen Empfehlung von Jens: Konzentrieren Sie sich auf die Ersatzteile, die Ihr Geschäft wirklich antreiben. Jens beobachtet:

„Wir sehen häufig den Wunsch, den gesamten Katalog auf einmal zu bereinigen und zu planen. Der schnellste Weg, einen echten Mehrwert zu erzielen, ist jedoch, Ersatzteilmanagement als kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu verstehen. Man muss nicht jedes einzelne Teil vollständig bearbeitet haben, um erste Effekte zu sehen.“

Genau diese phasenweise Strategie hat Royal Avebe dabei geholfen, die Digitalisierung erfolgreich über mehrere Standorte hinweg zu skalieren. Sander te Riele, Manager Planned Maintenance bei Royal Avebe, betont den Wert dieser Zusammenarbeit:

„Ich schätze besonders den pragmatischen und schrittweisen Ansatz von SPARROW. Sie haben nicht einfach nur Software geliefert, sondern gemeinsam mit uns Schritt für Schritt einen nachhaltigen Prozess über alle Standorte hinweg aufgebaut.“

Indem Teams zunächst gezielt bestimmte Datenpakete bearbeiten, können sie schnelle Erfolge erzielen und unmittelbar Dynamik aufbauen. Jens’ Strategie für einen schnellen Start ist klar strukturiert:

Fokus auf das Kritische: Beginnen Sie mit den Ersatzteilen, die Sie am häufigsten bestellen, oder mit den Komponenten, die für den Betrieb Ihrer wichtigsten Anlagen unverzichtbar sind.

Frühe Ergebnisse erzielen: Wenn diese priorisierten Datenpakete zuerst bereinigt werden, entsteht sofort Transparenz – und ein messbarer ROI genau dort, wo er operativ den größten Einfluss hat.

Erfolge systematisch ausbauen: Sobald diese wertstiftenden Maßnahmen greifen, kann der restliche Katalog Schritt für Schritt strukturiert und optimiert werden.

„Wenn man das Ganze als Prozess und nicht als einmaliges Projekt versteht, bleibt das Vorhaben überschaubar und fokussiert. Es geht darum, zuerst die notwendigen Arbeiten an den Teilen zu erledigen, die den größten Einfluss haben. So erzielt man die größten Effekte so schnell wie möglich – und dieser Erfolg trägt den weiteren Weg.“

Fazit: Digitalisierung ohne Stillstand

Das Onboarding bei SPARROW ist darauf ausgelegt, sofortigen Mehrwert zu schaffen – nicht erst nach Monaten. Da Teams innerhalb weniger Tage mit ihren echten Daten arbeiten und die ERP-Integration parallel läuft, stellt sich der wirtschaftliche Effekt extrem schnell ein.

Der ROI basiert dabei auf klaren Hebeln:

1. Eliminierung von Dubletten
2. Transparenz über Bestände
3. Bessere Planungsentscheidungen für kritische Teile

Anstatt auf ein „perfektes Setup“ zu warten, können Unternehmen sofort dort ansetzen, wo der größte Hebel liegt – und erreichen typischerweise eine Amortisation innerhalb von 2 bis 4 Monaten.

Möchten Sie Ihr eigenes Potenzial berechnen? Mit unserem Cost Savings Calculator können Sie Ihre individuellen Einsparungen und die voraussichtliche Amortisationszeit auf Basis Ihres Bestands ermitteln.