Sanjib Das: Geplant vs. ungeplant: Wie die Ersatzteilstrategie Stillstände verkürzt (Teil 3)

(Teil 3 unserer Serie mit Reliability-Experte Sanjib Das)

In Teil 1 hat Sanjib Das gezeigt, wie ein einfaches, nachvollziehbares Bewertungsmodell die Emotionalität aus Ersatzteilentscheidungen nimmt.

‍Teil 2 verdeutlichte, wie „Ersatzteile für alle Fälle“ schleichend Kapital vernichten – durch begrenzte Haltbarkeit, Konservierungsaufwand und Lagerkosten.

In Teil 3 widmen wir uns dem entscheidenden Moment jeder Strategie: Was passiert, wenn eine Anlage tatsächlich ausfällt – egal ob geplant oder ungeplant? Sanjibs Credo ist hierbei eindeutig:

„Ersatzteile verhindern keine Ausfälle. Sie verkürzen das Konsequenzfenster.“

Geplante Ausfälle: Wenn ein falsches Ersatzteil alles kippt

Turnarounds (Großabstellungen) sind das beste Beispiel. In der Schwerindustrie ist ein Turnaround kein gewöhnlicher Instandhaltungsjob, sondern ein unternehmensweites Ereignis: Zwei Jahre im Voraus geplant, auf validierten Ausfalldaten basierend und mit höchster Präzision getaktet.

Genau deshalb wiegt Sanjibs Erfahrung so schwer:

‍„Der Turnaround hat sich wegen kleinster Ersatzteile um zwei Wochen verlängert… und das bedeutet für eine Raffinerie einen massiven finanziellen Verlust.“

Die Ursache war auf dem Papier banal: Ein paar Tausendstel Millimeter Differenz. Eine Welle war minimal zu kurz – ein Teil, das korrekt aussah, aber nie geprüft worden war. Da das Werk das passende Teil nicht vorrätig hatte (obwohl Millionen an totem Bestand im Lager lagen), geriet der gesamte Zeitplan ins Wanken.

Warum konnte das passieren? Sanjibs Diagnose ist ernüchternd:

• Ersatzteil-Disposition nach „Bauchgefühl“ statt Daten.
• Fehlende Disziplin bei der Kritikalitätsbewertung.
• Kein Prüfprozess beim Wareneingang.
• Mangelnde Abstimmung zwischen Instandhaltungsplanung und Materialverfügbarkeit.

Ohne strukturierte Strategie sind Zeitüberschreitungen bei geplanten Stillständen fast schon vorprogrammiert.

Ungeplante Ausfälle: Man kann sie nicht verhindern – aber abfedern

Sanjib macht keinen Hehl daraus, dass ungeplante Ausfälle zum Alltag gehören:

‍„Über das Auftreten hat man keine Kontrolle. Man kann den Ausfall nicht verhindern, aber die Auswirkungen minimieren… statt zwei Wochen steht die Anlage dann nur drei Tage.“

Die Logik ist simpel: Richtige Ersatzteile → schnellere Wiederherstellung → geringerer Produktionsverlust → sicherer Betrieb und entlastete Teams.

Der Fehler vieler Organisationen: Sie glauben, ungeplante Ausfälle erforderten einen völlig anderen Ansatz. In Wahrheit entscheiden dieselben Faktoren über den Erfolg wie bei geplanten Maßnahmen: Kritikalität, Lieferzeit, Ausfallverhalten und Konsequenz.

Melde- und Mindestbestände: Das stille Rückgrat der Zuverlässigkeit

Eine oft unterschätzte Erkenntnis: Eine Ersatzteilstrategie ist keine statische Liste, sondern ein Regelwerk. Sanjibs Tools – und das KI-basierte Pendant SPARROW.Plan – berechnen dynamisch:

• Mindest- und Meldebestände.
• Verbrauchslogiken über baugleiche Anlagen hinweg.
• Differenzierung nach Ausfallkonsequenzen.

Sanjib erklärt:

‍„Ich habe beispielsweise zehn baugleiche Pumpen – mein Tool berechnet exakt, wie hoch der Bestand sein muss, um die Verfügbarkeit abzusichern.“

Dies verhindert das typische „Lager-Jojo“: Ein Teil wird einmalig beschafft, verbraucht, aber nicht nachbestellt – der Engpass fällt erst beim nächsten Notfall auf.

VMI vs. internes Know-how: Die Kosten „ausgelagerten Denkens“

Sanjib sieht Vendor Managed Inventory (VMI) kritisch:

‍„Oft geben wir die Verantwortung an Lieferanten ab, weil uns die internen Tools fehlen – aber am Ende kommt uns das teurer zu stehen.“

1. Lieferanten optimieren auf Abdeckung, nicht auf Ihr Risiko: Sie kennen nicht den spezifischen Einsatzort und neigen daher zu überdimensionierten, teuren Listen.
2. Unkenntnis der Einsatzbedingungen: Ein Teil verschleißt in aggressiver Umgebung anders als in einer sauberen. Diese Nuancen kennt nur der Betreiber, nicht der Katalog.
3. Verlust der Lernfähigkeit: Wer die Disposition auslagert, verliert die Verknüpfung zwischen realem Anlagenverhalten und Lagerstrategie.

Sanjib setzt daher auf interne, mathematisch fundierte Ansätze:

‍„Ein eigenes Tool reduziert die Kosten deutlich, weil es die Realität vor Ort abbildet.“

Wie SPARROW.Plan die Einsatzbereitschaft stärkt

SPARROW.Plan digitalisiert Sanjibs Denkmodell:

• Kritikalität steuert die Priorität.
• Lieferzeiten definieren die Meldeschwellen.
• Harmonisierte Daten (aus SPARROW.Clean) verhindern Fehlbestellungen.

Das System passt sich dynamisch an, sobald sich Lieferzeiten ändern, Teile verbraucht werden oder neue Anlagen hinzukommen. So wird Ersatzteilmanagement von einer statischen Datei zu einem lebendigen Reliability-Prozess.

Wie es weitergeht

Nach der strukturierten Entscheidung (Teil 1), den Kosten (Teil 2) und der Reaktion auf Ausfälle (Teil 3) weiten wir den Blick.

Teil 4 stellt die Frage: Muss wirklich jedes kritische Teil an jedem Standort liegen? Sanjib berichtet von Raffinerien in Asien, die durch regionales Ersatzteil-Pooling enorme Summen gespart haben – ohne das Risiko zu erhöhen.

👉 Weiter zu Teil 4: Wann sich Ersatzteil-Pooling lohnt