Sanjib Das: Die versteckten Kosten von „Ersatzteilen auf Vorrat“ (Teil 2)

(Teil 2 unserer Serie mit Reliability Engineer Sanjib Das)

In Teil 1 haben wir gezeigt, wie der Reliability Engineer Sanjib Das meinungsgetriebene Ersatzteilentscheidungen durch ein transparentes Bewertungsmodell ersetzt hat, das auf fünf Faktoren basiert: Anlagenkritikalität, Lieferzeit, Ausfallverhalten, Gleichteileverwendung und Konsequenz.

Seine Kernbotschaft war einfach:

„Meine Aufgabe als Reliability Engineer ist es, Emotionen zu stoppen und den Prozess mathematisch zu machen. Wenn es Mathematik ist, versteht es jeder.“

Dieser strukturierte Ansatz reduziert Diskussionen, nimmt Emotionen aus der Entscheidung und gibt Reliability-Teams eine belastbare Grundlage, um Ersatzteile zu priorisieren.

Doch selbst mit der richtigen Teileliste bleibt eine entscheidende Frage offen:

Was kostet es eigentlich, diese Teile zu halten?

Zu viele Unternehmen behandeln Ersatzteile wie eine Art „kostenlose Versicherung“.
Sanjibs Erfahrung aus Chemie, Öl & Gas und Fertigungsindustrie zeigt das Gegenteil: Lagerbestände entziehen Zuverlässigkeit und Kapital still und leise, oft über Jahre hinweg.

Darum geht es in Teil 2.

Lagerbestand ist nicht neutral: Er altert, verlangt Pflege und untergräbt Zuverlässigkeit

Wenn Sanjib über Ersatzteillager spricht, beginnt er nicht mit Finanzkennzahlen.
Er beginnt mit Physik.

Drei Teilekategorien sind besonders riskant, wenn sie über lange Zeit gelagert werden:

1. Elastomere und Elektronik: reale Haltbarkeitsgrenzen

Gummikomponenten (Dichtungen, O-Ringe, Flachdichtungen) und Elektronik altern auch im Regal:

„Alle Dichtungen, alle O-Ringe, alle elektronischen Komponenten haben eine begrenzte Lebensdauer – sieben bis acht Jahre, maximal zehn. Danach befinden sie sich faktisch bereits im Ausfallzustand. Man kann sie nicht mehr einsetzen.“

„Für alle Fälle“ zu lagern bedeutet oft, künftige Ausfälle auf Vorrat zu legen.

2. Grosse Motoren: Konservierung ist Pflicht

Während seiner Zeit bei ExxonMobil war Sanjib für die Konservierung von Megawatt-Motoren verantwortlich.
Wer diese nicht korrekt lagert, riskiert dauerhafte Schäden:

„Wenn ein Motor zu lange in derselben Position steht, verursacht die statische Last eine sogenannte Brinellierung. Dabei entstehen Mikroeindrücke in den Lagerlaufbahnen, die beim Anlauf zu vorzeitigem Ausfall führen können.“

Diese Motoren mussten alle drei Monate um 90 Grad gedreht werden, um Lagerschäden zu vermeiden.
Jemand muss das einplanen, dokumentieren und verantworten.

Das ist Aufwand.
Das ist Risiko.
Und das ist Kosten.

3. Messgeräte und empfindliche Komponenten: kontrollierte Umgebung nötig

Sanjib erinnert sich an Behälter und elektronische Ersatzteile, die unter Stickstoff gelagert oder in speziell klimatisierten Räumen aufbewahrt werden mussten:

„Viele Ersatzteile benötigen eigene Instandhaltungsaufgaben… jemand muss den Stickstoffdruck überwachen oder Elektronik in Räumen mit extrem niedriger Luftfeuchtigkeit lagern.“

Diese Bedingungen sind teuer – und anfällig für Fehler.

Was schlechte Lagerpraxis wirklich kostet

Die meisten Organisationen bewerten Ersatzteillager ausschliesslich zum Einkaufspreis.
Sanjib hat aus Erfahrung gelernt, dass dies das eigentliche Bild verschleiert.

Lagerhaltungskosten

Branchenbenchmarks beziffern die jährlichen Lagerhaltungskosten auf 20–30 % des Bestandswerts. Darin enthalten sind:

• Kapitalkosten
• Versicherung
• Lagerfläche
• Konservierungsaufwand
• Handling
• Obsoleszenz

Studien verorten die Lagerhaltungskosten zwischen 20 und 30 % pro Jahr (CAI; Reliable Plant).
Auf dieser Basis kann ein MRO-Lager im Wert von 1 Mio. EUR jährlich 200.000–300.000 EUR kosten bevor auch nur ein einziges Teil verbaut wurde.

Gebundenes Kapital und verlorene Werte

In einer Organisation wurde Sanjib beauftragt, Folgendes zu analysieren:

„Rund 30 Millionen an Ersatzteilen, die zehn Jahre lang nie verwendet wurden.“

Ein grosser Teil konnte nicht zurückgegeben werden.
Garantien waren abgelaufen.
Einige Teile waren bereits im Lager gealtert.

Der Bestand war kein Vermögenswert mehr.
Er war eine Belastung.

Versteckte operative Kosten

Überbestände lösen eine Kettenreaktion aus:

Mehr Bestand → mehr Lagerfläche
Mehr Lagerfläche → mehr Konservierung
Mehr Konservierung → mehr Personal
Mehr Personal → mehr Risiko

Und die bittere Ironie?

„Das Lager ist voll mit unnötigen Teilen… aber wenn etwas ausfällt, hat man nicht die richtigen Ersatzteile.“

Genau dieses Paradox hat Sanjib immer wieder erlebt:
Unternehmen ertrinken in Teilen und verhungern im Notfall.

Der Turnaround mit Millionenverlust

Eine der eindrücklichsten Erfahrungen Sanjibs betrifft einen Turnaround, der sich aufgrund einer kleinen Abweichung – „ein paar Tausendstel“ an einer Welle – um zwei Wochen verzögerte:

„Der Turnaround hat sich wegen dieser kleinen Ersatzteile um zwei Wochen verlängert. Und das ist für eine Raffinerie sehr viel Geld… etwa vier oder fünf Millionen.“

Nicht mangelhafte Instandhaltung war die Ursache.
Sondern schlechte Ersatzteilplanung.

Gleichzeitig lagen ausserhalb des Lagers Ersatzteile im Wert von mehreren zehn Millionen ungenutzt herum.

Das ist der Preis emotionaler statt mathematischer Disposition.

Was das für Ihre Organisation bedeutet

Die Lehre aus Teil 2 ist klar: Lagerbestand ist nicht neutral.
Jedes zusätzliche Teil bringt:

• ein Haltbarkeitsrisiko,
• Konservierungskosten,
• und jährliche Lagerhaltungskosten, die sich still und stetig aufaddieren.

Sanjibs Erfahrung zeigt, wie leicht Werke Millionen an ungenutzten Ersatzteilen anhäufen – und gleichzeitig genau jene wenigen kritischen Teile vermissen, die Stillstände von Tagen oder Wochen verhindern würden.

Bevor wir in Teil 3 darauf eingehen, wie geplante und ungeplante Ausfälle unterschiedliche Ersatzteilstrategien erfordern, lohnt sich ein Blick auf das eigene Potenzial.

Kosten sichtbar machen: Ihr erster Benchmark

Wenn Sie vermuten, dass in Ihrem Unternehmen zu viel Kapital in „Ersatzteilen für alle Fälle“ gebunden ist – oder wenn Sie einfach die versteckten Kosten Ihres Lagerbestands quantifizieren möchten –, liefert unser Spare Parts Cost SavingsCalculator einen ersten Richtwert.

Der Rechner kombiniert branchenübliche Lagerhaltungskosten, Ihren Bestandswert und den Anteil langsam drehender Teile zu einem klaren Bild dessen, was Überbestand Sie jährlich kostet.

👉 Nutzen Sie den SPARROW Spare Parts Cost Savings Calculator, um den finanziellen Effekt besserer Dispositionsentscheidungen abzuschätzen.

Weiter zu Teil 3

Wenn es in Teil 1 darum ging, Ersatzteilentscheidungen objektiv zu machen, zeigt Teil 2, wie teuer schlechte Entscheidungen wirklich sind.

In Teil 3 gehen wir einen Schritt weiter und stellen die nächste Frage:

Was passiert, wenn Ausfälle geplant sind – und was, wenn sie es nicht sind?

Wir beleuchten:

• den Unterschied zwischen geplanten und ungeplanten Konsequenzen,
• Melde- und Mindestbestände, die Lieferzeiten und Risiko abbilden,
• Vendor Managed Inventory vs. internes Know-how,
• und wie sich Stillstandszeiten verkürzen lassen – statt nur Ausfälle verhindern zu wollen.

Sanjibs Erfahrung zeigt: Ersatzteilstrategie bedeutet nicht, Ausfälle komplett zu vermeiden.
Es geht darum, das Konsequenzfenster zu verkleinern – oft von Wochen auf Tage.

Wenn Sie in „Just-in-Case“-Beständen ertrinken, Ihr Werk aber bei Störungen dennoch improvisieren muss, zeigt Ihnen Teil 3, wie Sie das ändern können.