Pflege Ihrer Ersatzteildaten: 4 Best Practices für saubere Ersatzteildaten und betriebliche Effizienz

Saubere Daten sind keine einmalige Leistung, sondern eine kontinuierliche Verpflichtung. Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, wird es immer einen stetigen Zustrom neuer Ersatzteile geben, die hinzugefügt werden müssen, und die vorhandenen Daten müssen regelmäßig aktualisiert werden. Da wir wissen, dass dieser Prozess eine Herausforderung sein kann (aus diesem Grund haben wir Sparrow. Sauber), wollen wir teilen, was wir gelernt haben.

Beim Hinzufügen neuer Ersatzteildaten ist Konsistenz entscheidend. Folgen Sie den gleichen Verfahren zur Datenbereinigung wie bei uns in den vorherigen Schritten eingerichtet. Stellen Sie sicher, dass neue Einträge nahtlos mit vorhandenen übereinstimmen.

Die Entwicklung von Ersatzteilen, sei es bei Upgrades, Ersatzteilen oder Abkündigungen, bedeutet, dass Sie auch die vorhandenen Daten regelmäßig aktualisieren müssen. Erstellen Sie hierfür ein klares Protokoll und stellen Sie sicher, dass Sie über Mechanismen verfügen, mit denen Sie im Laufe der Zeit vorgenommene Änderungen nachverfolgen können.

Stellen Sie sich Ihre Ersatzteildatenbank im Wesentlichen als eine lebendige Einheit vor, die sich zusammen mit Ihrem Unternehmen weiterentwickelt. Indem Sie Ihre Daten sorgfältig und einheitlich verwalten, können Sie sicherstellen, dass sie auch in Zukunft ein zuverlässiges und effizientes Tool für Ihren gesamten Betrieb bleiben.

Best Practices für die Verwaltung und Wartung von Ersatzteildaten

Die Verwaltung und Pflege sauberer Ersatzteildaten erfordert einen kontinuierlichen Aufwand. Um sicherzustellen, dass Ihre Daten makellos bleiben, folgen Sie diesen Best Practices aus unserem Playbook bei Sparrow:

Best Practice 1: Richten Sie Ihr Datenmodell ein

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Pflege sauberer Ersatzteildaten ist die Vereinbarung des Datenmodells für Ihr Unternehmen.

Ein Datenmodell ist wie ein gut organisierter Aktenschrank für Ihre Ersatzteilinformationen. Es stellt sicher, dass alle Ihre Daten leicht abgerufen werden können, was Analysen und Aktualisierungen vereinfacht.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Schlüsselfelder: Ermitteln Sie, welche wichtigen Informationen für jedes Ersatzteil erfasst werden müssen (z. B. Herstellerteilenummer, Hersteller, Beschreibung, spezifische technische Merkmale). Stellen Sie außerdem sicher, dass die Definitionen der einzelnen Felder übersichtlich dargestellt sind.
2. Standardisieren Sie Feldformate: Stellen Sie sicher, dass die Daten in jedem Feld einem konsistenten Format folgen. Beispielsweise sollten Datumsfelder immer das Format TT/MM/JJJJ haben.
3. Integrieren Sie Hierarchien: Wenn Beziehungen zwischen Teilen bestehen (z. B. Baugruppen und Unterbaugruppen), stellen Sie sicher, dass dies in Ihrem Datenmodell erfasst ist.
4. ERP-Integration: Passen Sie Ihr Datenmodell an Ihr ERP-System an, um einen nahtlosen Datenfluss zu gewährleisten. Dazu gehört die Reservierung bestimmter Felder, z. B. für den Namen des Herstellers und die Norm.
5. ‍Überprüfen und überarbeiten: Wenn sich Ihr Betrieb weiterentwickelt, überprüfen Sie Ihr Datenmodell regelmäßig, um neuen Anforderungen gerecht zu werden oder bestehende zu optimieren.

Best Practice 2: Benennungskonventionen erstellen

Dieser kann nicht genug betont werden. Durch Benennungskonventionen wird sichergestellt, dass Informationen konsistent und vorhersehbar in Ihr System eingegeben werden. Dadurch werden Fehler reduziert und das Abrufen von Daten wird einfacher. Überlegen Sie sich Dinge wie: Wie soll Ihre Kurzbeschreibung aussehen? Welche Daten gehören in zusätzliche Beschreibungsfelder? Wie gibt man technische Werte ein?

Hier sind die wichtigsten Schritte, um dies zu erreichen:

1. Konventionen für Kurzbeschreibungen erstellen: Entscheiden Sie sich für ein festes Format. Zum Beispiel [Teiletyp] — [Abmessungen] — [Material]. Ein Beispiel könnte „Bearing-Radial-8mm“ sein. Das wird viel einfacher, wenn Sie Sparrow verwenden, wo diese Konventionen verankert sind.
2. Erstellen Sie zusätzliche Konventionen: Beschreiben Sie, welche zusätzlichen Informationen hier enthalten sein sollten, z. B. Materialtyp, Verwendungsrichtlinien oder Kompatibilitätshinweise.
3. Beachten Sie die technischen Werte: Legen Sie fest, wie technische Werte eingegeben werden sollen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass die Maßeinheiten einheitlich sind (verwenden Sie z. B. immer „mm“ statt „Millimeter“).
4. Sorgen Sie für Feedback-Schleifen: Ermutigen Sie die Teammitglieder, Feedback zu den Konventionen zu geben, damit Sie Bereiche identifizieren können, in denen Sie sich verbessern können.

Best Practice 3: Erstellen Sie ein internes Glossar mit Artikelbezeichnungen

Die Einrichtung eines internen Glossars für Ihre Ersatzteildaten kann Verwirrung und Unstimmigkeiten vermeiden, die durch die Verwendung unterschiedlicher Terminologien für dieselbe Komponente entstehen. Dies ist besonders wichtig in großen Organisationen, in denen verschiedene Abteilungen oder regionale Niederlassungen möglicherweise unterschiedliche Namenskonventionen verwenden.

Hier sind die Schritte zur Implementierung:

1. Allgemeine Begriffe sammeln: Beginnen Sie mit Ihrer jetzt bereinigten Teileliste. Gehen Sie alle vorherigen Beschreibungen durch und extrahieren Sie die gängigsten Artikelbezeichnungen. Als Nächstes sollten Sie diese gemeinsam im Team bearbeiten: Welche sollten zusammengeführt werden? Welche müssen geändert werden? usw.
2. Definitionen standardisieren: Definieren Sie jeden Teil klar. Zum Beispiel könnte ein „Riemen“ in einer Abteilung ein „Antriebsriemen“ in einer anderen sein. Stellen Sie sicher, dass es eine klare, allgemein anerkannte Definition gibt.
3. Codieren Sie Ihr Glossar in ein Tool: Sie können dafür ein Datenmanagement-Tool verwenden, aber auch Excel (z. B. eine Excel-Vorlage, mit der Benutzer bei der Erstellung eines Materials aus einer vorab festgelegten Auswahl von Bezeichnungen auswählen können).
4. Zugriff sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass das Wörterbuch für alle relevanten Mitarbeiter leicht zugänglich ist.
5. Regelmäßig aktualisieren: Aktualisieren Sie das Wörterbuch kontinuierlich, wenn neue Teile eingeführt oder alte Teile auslaufen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Wörterbuch aktuell bleibt und allen branchenspezifischen Änderungen oder internen Produktentwicklungen entspricht.
6. Bilden Sie das Team aus: Organisieren Sie Schulungen, um das Team mit dem Wörterbuch vertraut zu machen und seine Verwendung zu fördern.

Indem Sie ein robustes internes Wörterbuch führen und sicherstellen, dass es immer auf dem neuesten Stand und zugänglich ist, vermeiden Sie Missverständnisse und stellen sicher, dass alle auf derselben Seite sind, wenn es um bestimmte Ersatzteile geht.

Best Practice 4: Geplante Audits durchführen

Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie einen Gesundheitscheck für Ihre Daten durchführen. Es kann sich entmutigend anfühlen, aber damit können Probleme erkannt werden, bevor sie zu Problemen werden. Zum Glück müssen Sie nach der ersten Datenbereinigung diese Audits nur noch verwenden, um festzustellen, ob sich die Prozesse verschlechtert haben (und falls doch, um einen Plan zur Behebung dieses Problems auszuarbeiten).

Engagieren Sie ein engagiertes Team oder verwenden Sie automatisierte Tools, um die Richtigkeit und Relevanz Ihrer Dateneingaben regelmäßig zu überprüfen und zu verifizieren. Dieser systematische Ansatz gewährleistet nicht nur die Datengenauigkeit, sondern hilft auch bei der Bewertung der Effektivität Ihrer Datenmanagementstrategien, sodass Sie sie bei Bedarf anpassen und optimieren können.

Hier sind die empfohlenen Schritte, die Sie bei der Durchführung geplanter Audits befolgen sollten:

1. Ermitteln Sie die Frequenz: Entscheiden Sie, wie oft Audits durchgeführt werden sollen. Dies kann je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens monatlich, vierteljährlich oder jährlich erfolgen.
2. Wähle ein Team oder ein Tool: Weisen Sie ein eigenes Team zu oder verwenden Sie spezielle Softwaretools, um die Audits durchzuführen. Stellen Sie sicher, dass das Team oder Tool mit den erforderlichen Fachkenntnissen und Ressourcen ausgestattet ist.
3. Legen Sie klare Kriterien fest: Definieren Sie, was eine Diskrepanz oder einen Fehler in Ihren Daten ausmacht, z. B. veraltete Teileinformationen, fehlende Einträge oder inkonsistente Benennungskonventionen.
4. Ergebnisse dokumentieren: Notieren Sie nach jedem Audit die Ergebnisse und alle festgestellten Unstimmigkeiten, um Muster oder wiederkehrende Probleme nachzuverfolgen.‍
5. Nehmen Sie Korrekturen vor: Korrigieren Sie die Daten auf der Grundlage der Prüfungsergebnisse. Stellen Sie sicher, dass alle Änderungen validiert sind, um neue Fehler zu vermeiden.
6. ‍Überprüfen und verbessern: Evaluieren Sie den Prozess nach dem Audit erneut im Hinblick auf mögliche Verbesserungen für zukünftige Prüfungen, z. B. Bereiche, in denen mehr Aufmerksamkeit erforderlich ist, oder passen Sie die Prüfungshäufigkeit an. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie alle neuen Prozesse für die Erstellung und Aktualisierung von Teilen dokumentieren. Archivieren Sie ältere Versionen als Referenz und geben Sie einen Überblick über die Entwicklung der Datenbank und die Gründe für bestimmte Änderungen. Auf diese Weise ist es für jeden einfach, Ihren Prozess zu replizieren, wenn Sie ein neues Teil oder Material hinzufügen.