Saubere Ersatzteilstammdaten: Neuanlage ohne Dubletten und Datenchaos

Die Neuanlage eines Ersatzteils sollte eine einfache Routineaufgabe sein. In der Praxis ist sie jedoch eine der häufigsten Ursachen für eine schleichende Erosion der Datenqualität in ERP-Systemen.

In vielen Unternehmen zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Instandhaltungsteams finden ein vorhandenes Teil nicht, gehen davon aus, dass es noch nicht existiert, und legen es erneut an. Über die Zeit entstehen so Dubletten, uneinheitliche Beschreibungen, unvollständige Attribute und ein wachsendes Misstrauen gegenüber dem Materialstamm.

SPARROW wurde genau für dieses Problem entwickelt – indem die Neuanlage von Ersatzteilen nicht als isolierter Schritt betrachtet wird, sondern als integraler Bestandteil eines durchgängigen Ersatzteil-Daten-Lifecycles.

Warum die Neuanlage von Ersatzteilen im ERP scheitert

ERP-Systeme sind für komplexe, unternehmensweite Anforderungen konzipiert – jedoch selten für die spezifischen Bedürfnisse des Ersatzteilmanagements. Die Neuanlage von Teilen ist oft der erste Punkt, an dem diese Lücke schmerzhaft sichtbar wird.

Der erste und offensichtlichste Fehlerpunkt ist die Entstehung von Dubletten. Die Suche im ERP basiert meist auf einer starren, feldbasierten Logik: Anwender müssen genau wissen, in welchem Feld eine Information hinterlegt ist und wie sie ursprünglich eingegeben wurde. Befindet sich der Hersteller in einem anderen Beschreibungsfeld, ist er anders abgekürzt, falsch geschrieben oder abweichend übersetzt, bleibt das Teil unsichtbar. Wird es nicht gefunden, wird es neu angelegt – nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das System die tatsächliche Suchlogik der Nutzer nicht unterstützt.

Doch Dubletten sind nur ein Teil des Problems. ERP-Materialstammdatenmodelle sind generisch aufgebaut und spiegeln nicht die Attribute wider, die für Ersatzteile wirklich relevant sind. Nutzer müssen häufig eine große Menge an Daten pflegen, von denen viele für Identifikation, Wiederverwendung oder Instandhaltung kaum Relevanz besitzen. Gleichzeitig fehlen entscheidende Informationen für den MRO-Kontext oder werden lediglich optional und uneinheitlich gepflegt.

Unter Zeitdruck und ohne tiefes Datenmodell- oder Systemwissen tun Anwender das, was das System zulässt: Sie tragen ein, was sie wissen, lassen den Rest weg und machen weiter. Langfristig führt das nicht nur zu Dubletten, sondern zu unvollständigen, inkonsistenten und wenig vertrauenswürdigen Ersatzteildaten – das Fundament für eine kontinuierliche Datenverschlechterung.

Das richtige Teil anlegen – statt nur ein neues

Die Neuanlage von Ersatzteilen in SPARROW setzt genau hier an und beseitigt die Ursachen für Dubletten von Grund auf.

SPARROW baut auf einem sauberen, harmonisierten Materialstamm auf, der zuvor mit SPARROW.Clean geschaffen wurde. Die intelligente Suche und das Matching arbeiten auf einer strukturierten, qualitativ hochwertigen Datenbasis – nicht auf unstrukturiertem Freitext. Anwender müssen weder wissen, in welchem Feld ein Attribut steht, noch exakt dieselben Begriffe verwenden.

Bevor ein neues Teil angelegt wird, prüft SPARROW, ob es bereits existiert – entweder im unternehmenseigenen Katalog oder durch Abgleich mit externen Katalogen, die insgesamt 44 Millionen Teile umfassen. Beschreiben zwei Nutzer dasselbe Siemens-Bauteil unterschiedlich, erkennt SPARROW dennoch, dass es sich um dasselbe Teil handelt. So gelangen nur tatsächlich neue Teile in das System, während bestehende Teile standortübergreifend wiederverwendet werden.

Standardisierte Daten von Beginn an

Wenn ein neues Teil erforderlich ist, stellt SPARROW sicher, dass es strukturiert und konsistent angelegt wird. Relevante Attribute werden standardisiert erfasst und vervollständigt. Beschreibungen werden automatisch auf Basis der eingegebenen Daten generiert und in mehrere Sprachen übersetzt – ideal für global aufgestellte Organisationen.

Statt neue Varianz in den Materialstamm einzubringen, stärkt SPARROW die mit SPARROW.Clean etablierten Datenstandards und sorgt dafür, dass der Materialstamm langfristig konsistent bleibt.

Ersatzteile anlegen – auch wenn Informationen unvollständig sind

In der Realität werden Ersatzteile oft unter hohem Zeitdruck angelegt. Informationen sind verstreut, unvollständig oder nur auf einem Typenschild direkt im Lager verfügbar. Die Person, die das Teil anlegt, ist häufig kein Datenexperte – sie muss das Teil lediglich schnell im System verfügbar machen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

SPARROW ist exakt auf diese Realität ausgelegt. Statt perfekte Informationen oder technisches Spezialwissen vorauszusetzen, unterstützt das System verschiedene Wege zur Neuanlage – je nachdem, was gerade verfügbar ist:

• Manuelle Eingabe bei bekannten Spezifikationen: Wenn die relevanten Informationen vorliegen, können Teile direkt eingegeben werden – unterstützt durch Validierung und Matching zur Dublettenvermeidung.
• Excel-Uploads (XLS): Bestehende Tabellen oder Massendaten aus Engineering oder Einkauf lassen sich hochladen und ohne manuelle Neuerfassung verarbeiten.
• PDF-Uploads aus Lieferanten- oder Bestandsdokumenten: Technische PDFs und Altdokumente können hochgeladen werden; relevante Attribute werden extrahiert und strukturiert zugeordnet.

Unabhängig vom Einstiegspunkt wendet SPARROW dieselbe Logik für Matching, Beschreibungsgenerierung und Validierung an. So entstehen auch aus schnellen, unvollständigen Eingaben saubere, wiederverwendbare Ersatzteildaten.

Vom globalen Material zur Nutzung im Werk

Ein Materialstamm ist grundsätzlich global angelegt. Um operativ im ERP nutzbar zu sein, muss er jedoch auf einzelne Werke erweitert werden. SPARROW unterstützt diese Werkserweiterung über eine klare, benutzerfreundliche Oberfläche. Anwender können festlegen, wie ein Teil operativ verwendet werden soll, und es einem oder mehreren Werken zuordnen – ohne sich durch komplexe ERP-Masken navigieren zu müssen.

Diese Erweiterung ist die Voraussetzung für die ERP-Integration. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch vorgelagert: indem das Teil selbst korrekt, eindeutig und wiederverwendbar angelegt wird.

Von der sauberen Anlage zu nachhaltiger Datenqualität

Ein Ersatzteil einmal richtig anzulegen ist entscheidend. Es langfristig korrekt und nutzbar zu halten, ist mindestens genauso wichtig.

Sobald ein Teil aktiv ist, sorgt SPARROW.Stock dafür, dass Ersatzteilkataloge und Bestandsdaten auch bei veränderten Rahmenbedingungen aktuell bleiben. Die Lösung ist mobil nutzbar und für den Einsatz direkt auf dem Shopfloor konzipiert. Operative Teams können Daten im Arbeitsalltag prüfen, aktualisieren und pflegen. So wird die Lücke zwischen realer Nutzung und Systemdaten geschlossen und ein schleichender Qualitätsverlust bei Beschreibungen, Attributen und Beständen vermieden.

Darauf aufbauend nutzt SPARROW.Plan dieselben sauberen und verlässlichen Daten für eine konsistente Kritikalitätsbewertung, Bestandsstrategien und Planungsentscheidungen. Da Teile standardisiert angelegt und gepflegt sind, lassen sie sich sicher bewerten, bevorraten oder ausphasen – ohne grundlegende Datenfragen erneut aufzuwerfen.

Gemeinsam bilden SPARROW.Clean, die Neuanlage von Ersatzteilen, SPARROW.Stock und SPARROW.Plan einen durchgängigen Lifecycle: Saubere Daten → kontrollierte Anlage → datenbasierte Planung → nachhaltige Qualität

So bleiben Ersatzteildaten nicht nur sauber, sondern dauerhaft nutzbar und entscheidungsrelevant. Das Ergebnis: weniger Dubletten, höheres Vertrauen in den Materialstamm und Ersatzteildaten, die Instandhaltung, Planung und Einkauf aktiv unterstützen – statt sie auszubremsen.

Können Sie den Daten vertrauen, mit denen Ihre Teams täglich arbeiten?

Wie sicher sind Sie, dass die Ersatzteildaten, die heute im Shopfloor genutzt werden, tatsächlich dem Stand Ihrer Systeme entsprechen? In vielen Unternehmen hängt die Antwort weniger von der Strategie ab als davon, ob Daten dort gepflegt werden können, wo sie genutzt werden – von den Menschen, die täglich damit arbeiten.

Genau hier setzt der Lifecycle-Ansatz von SPARROW an. Buchen Sie eine Demo, um zu sehen, wie SPARROW eine saubere Neuanlage, Shopfloor-Tauglichkeit und datenbasierte Planung über den gesamten Ersatzteil-Lifecycle hinweg unterstützt.

Neugierig, wie es um die Qualität Ihrer Ersatzteildaten steht?

‍Gerne analysieren wir Ihre Daten in einem kurzen Quick-Scan, identifizieren Dubletten- sowie Obsoleszenzraten und zeigen Ihnen im Review auf, welchen finanziellen Einfluss eine bessere Datenqualität in Ihrem Unternehmen haben kann.