Ersatzteildaten in der SAP-Datenmigration: So vereinfacht SPARROW den Weg zu S/4HANA

‍Die Migration von SAP R/3 zu SAP S/4HANA zählt zu den bedeutendsten Veränderungen, mit denen sich Fertigungsunternehmen in den letzten Jahren konfrontiert sehen. Auf den ersten Blick mag sie wie ein reines Upgrade erscheinen. Tatsächlich handelt es sich jedoch um eine tiefgreifende Transformation, die sowohl IT- als auch Geschäftsprozesse betrifft. Besonders deutlich wird dies beim Umgang mit Ersatzteildaten, die das Herzstück von Instandhaltung, Reparatur und Betrieb (MRO) bilden.

Für IT-Verantwortliche, die eine SAP-Datenmigration steuern, ist die Herausforderung zweifach: Sie müssen sich an die neuen Datenstrukturen von S/4HANA anpassen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ersatzteildaten sauber, konsistent und für moderne Analysen sowie Predictive-Maintenance-Szenarien nutzbar sind. Genau hier bietet SPARROW einen entscheidenden Vorteil.

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Ersatzteildaten in SAP R/3 vs. S/4HANA

In SAP R/3 wurden Ersatzteile als Materialstämme geführt und über Plant Maintenance (PM), Customer Service (CS), Materials Management (MM) sowie Sales & Distribution (SD) integriert. Zentrale Tabellen wie MARA (allgemeine Materialdaten), MARC (werksbezogene Daten) und MBEW (Bewertungsdaten) enthielten die wesentlichen Attribute. Dieses Modell war funktional, führte jedoch häufig zu fragmentierten Daten über zahlreiche Anwendungstabellen hinweg und machte umfangreiche kundenspezifische ABAP-Entwicklungen für konsolidierte Auswertungen erforderlich.

Mit SAP S/4HANA verändern mehrere strukturelle Neuerungen grundlegend, wie Ersatzteildaten verarbeitet und integriert werden:

• Das Universal Journal (ACDOCA) konsolidiert Finanz- und Controlling-Daten, führt jedoch keine Logistik- oder Materialstammtabellen zusammen. Es wirkt sich vor allem auf die Bewertung sowie die FI/CO-Transparenz von Ersatzteilen aus.‍
• MATDOC wird zur zentralen Quelle für Materialbewegungen und ersetzt klassische Bestands- und Belegtabellen wie MSEG (sowie einen grossen Teil der MKPF/MSEG-Logik). Dadurch werden Reporting und Analysen zu Bestandsbewegungen deutlich vereinfacht.
• Das Business-Partner-Modell ersetzt die getrennten Lieferanten- und Kundenstämme und bündelt alle lieferantenbezogenen Prozesse rund um Ersatzteile in einem einheitlichen Objekt.
• Das Material Ledger ist in S/4HANA verpflichtend und ermöglicht eine tatsächliche Kostenrechnung sowie eine deutlich transparentere Bewertung und Analyse von Preisabweichungen für Ersatzteile im gesamten Unternehmen.

Obwohl der Materialstamm in seiner Grundstruktur weiterhin ähnlich wie in SAP R/3 besteht, beseitigt S/4HANA viele Redundanzen, vereinheitlicht zentrale Stammdatenobjekte und vereinfacht die Logik der Bestandsbewegungen. Dadurch sinkt die Abhängigkeit von kundenspezifischem Code, während Datenkonsistenz und Transparenz deutlich verbessert werden.

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Die verborgenen Herausforderungen der Ersatzteildaten-Migration

Für Teams, die eine SAP-Datenmigration durchführen, bringen diese Veränderungen neue Ebenen der Komplexität mit sich. Bestehender kundenspezifischer Code, der auf klassische Tabellen wie MSEG zugreift, muss an MATDOC und das neue Datenmodell der Bestandsführung angepasst oder neu entwickelt werden. Gleichzeitig müssen Lieferantenstammdaten im Zuge der Umstellung auf das Business-Partner-Konzept sorgfältig abgeglichen werden, da bisherige Kreditorenstämme in BP-Rollen überführt und harmonisiert werden. Hinzu kommt, dass Inkonsistenzen im Materialstamm – etwa doppelte Materialien, unvollständige Felder oder nicht übereinstimmende Mengeneinheiten – Migrationsfehler verursachen oder Konvertierungsschritte im SUM/DMO-Prozess vollständig blockieren können.

Ein weiterer kritischer Punkt betrifft instandhaltungsnahe Objekte wie Stücklisten (BOMs), Arbeitspläne und Equipmentstrukturen. Diese bleiben in S/4HANA zwar weitgehend erhalten, doch die Einführung von Fiori-Apps, CDS Views und API-basierten Integrationen erfordert häufig eine Neugestaltung bestehender Schnittstellen und Reports. Ohne sorgfältige Vorbereitung riskieren IT-Teams, vorübergehend die Transparenz oder Rückverfolgbarkeit von Ersatzteilen innerhalb der Instandhaltungsstrukturen zu verlieren – ein erhebliches Risiko für Hersteller, die auf eine zuverlässige Ersatzteilverfügbarkeit angewiesen sind, um ihre Anlagen betriebsfähig zu halten.

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Wie SPARROW die Ausgangslage verändert

Hier kommt SPARROW ins Spiel. Anstatt IT-Teams dazu zu zwingen, Ersatzteildaten manuell zu bereinigen und abzugleichen, automatisiert SPARROW diesen Prozess mithilfe fortschrittlicher Klassifizierungs-, Anreicherungs- und Governance-Funktionen. Doppelte Materialien werden bereits vor der Migration erkannt und harmonisiert. Ersatzteilbeschreibungen werden standardisiert, um die Auffindbarkeit zu verbessern und Konsistenz über alle Werke hinweg sicherzustellen. Mengeneinheiten werden validiert, um kostspielige Fehler in Beschaffung und Lagerhaltung zu vermeiden.

Ein weiteres zentrales Risiko bei der Migration ist Datenverlust, da nicht alle Felder – insbesondere manuell gepflegte Attribute – den Übergang nach S/4HANA vollständig überstehen. SPARROW begegnet diesem Risiko, indem SAP um feste und variable Attributfelder ergänzt wird, die sauber nach S/4HANA übertragen werden und so die Datenintegrität sichern.

Über Bereinigung und Erhalt hinaus verbessert SPARROW MRO-Prozesse direkt im Kontext der SAP-Datenmigration. Durch höhere Datenqualität und -konsistenz gewinnen Predictive-Maintenance-Modelle an Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Stillstandszeiten sinken, weil Planer die richtigen Ersatzteile schneller identifizieren, beschaffen und reservieren können. In der Praxis bedeutet das: Die Migration zu S/4HANA sichert nicht nur die Geschäftskontinuität – sie verbessert sie aktiv.

Bei Bayer wurde die Qualität der Ersatzteildaten zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor für die globale SAP-S/4HANA-Transformation. Im Rahmen des CORE-Programms arbeitete Bayer mit SPARROW zusammen, um MRO-Daten standort- und systemübergreifend zu harmonisieren. In einem ersten Pilotprojekt konnten die Duplikate um rund 20 % reduziert und das S/4HANA-Rollout durch eine einheitliche, standardisierte Ersatzteildatenbasis deutlich abgesichert werden. Dirk Herbrich, Data Value Stream Lead für Acquire to Retire im CORE-Programm, erläutert:

„Dabei geht es um weit mehr als nur die Bereinigung von Ersatzteildaten. Es geht darum, Prozesse zu ermöglichen: von der Notfallinstandhaltung über die Bottom-up-Budgetierung bis hin zu einer fundierten Analyse der tatsächlichen OEM-Ausgaben.“

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Vorbereitung auf eine smartere Zukunft

Eine SAP-Datenmigration sollte nicht als reine Compliance-Übung verstanden werden, um von R/3 auf S/4HANA zu wechseln. Sie bietet vielmehr die Chance, grundlegend zu modernisieren, wie Ersatzteildaten das Geschäft unterstützen. Mit dem vereinfachten Datenmodell von S/4HANA und der Fähigkeit von SPARROW, Ersatzteildaten zu bereinigen, zu klassifizieren und anzureichern, können IT-Verantwortliche in der Industrie einen komplexen Übergang in einen strategischen Vorteil verwandeln.

Die Unternehmen, die auf diesem Weg erfolgreich sind, nutzen die Migration nicht nur, um Daten zu verschieben, sondern um sie gezielt zu verbessern. SPARROW stellt sicher, dass Ersatzteildaten nicht einfach in S/4HANA übernommen werden, sondern auf ein höheres Qualitätsniveau gehoben werden – damit MRO und Predictive Maintenance ihr volles Potenzial entfalten können.