Fallstudie: 70 Lagerhäuser in ein globales Modell verwandeln: Eine digitale MRO-Transformation

Über den Kunden

Der Kunde ist ein globales Unternehmen mit Kernkompetenzen in den Biowissenschaften. Mit über 100.000 Mitarbeitern weltweit setzt sich das Unternehmen dafür ein, Innovationen voranzutreiben, die das Leben von Menschen verbessern — von Pharmazeutika und Gesundheitsprodukten für Verbraucher bis hin zu fortschrittlichen Lösungen in der Landwirtschaft. Seine Produktionsstandorte entsprechen den höchsten Standards in Bezug auf Zuverlässigkeit, Sicherheit und Effizienz, weshalb Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO) zu einer strategischen Priorität werden.

‍

Die strategische Herausforderung

Im Jahr 2020 traf der Kunde die strategische Entscheidung, seine Wartungsorganisation weltweit zu überdenken — angefangen mit einem seiner größten Pharmastandorte in Europa. Diese Anlage, die von einer älteren Organisation übernommen wurde, wurde mit einer stark dezentralen und teilweise nicht digitalisierten Ersatzteileinrichtung betrieben. Es bestand aus rund 70 unzusammenhängenden Lagern und zahlreichen versteckten Datenquellen — von Excel-Tabellen auf lokalen Laufwerken bis hin zu veralteten Inventarsystemen.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten:

Abteilungsübergreifende, nicht standardisierte Artikelbeschreibungen
Mangelnde Zentralisierung oder Sichtbarkeit — viele Teile hatten keine Namen, Fotos oder Metadaten
Unfähigkeit, Lagerbestände auch für identische Teile zu teilen
Mehrere vererbte manuelle Prozesse
Kontinuierliche Integration neuer Produktionsanlagen
Ein hohes Volumen doppelter oder veralteter Teile

Frühere Versuche, diese Probleme intern und mit vorübergehender Unterstützung anzugehen, erwiesen sich als unzureichend. Das Unternehmen benötigte eine zukunftssichere Lösung, um die Wartung für das nächste Jahrzehnt vorzubereiten.

‍

Warum sie sich für SPARROW entschieden haben

Nach einem RFP-Prozess entschied sich der Kunde für SPARROW aufgrund seiner starken Fachkompetenz in den Bereichen Softwareentwicklung, KI, MRO und Produktdaten. Während andere Anbieter ähnliche Katalogisierungsfunktionen anboten, zeichnete sich SPARROW durch seine Bereitschaft aus, eine echte Partnerschaft aufzubauen und mit dem Kunden zu wachsen. Das Team passte sich schnell an, nahm Feedback ernst und bewies ein tiefes Verständnis der betrieblichen Gegebenheiten.

„Die Arbeit von SPARROW ist wirklich hervorragend — schnell, qualitativ hochwertig und durchweg anerkannt. Es hebt sich wirklich von Mitbewerbern und sogar anderen IT-Partnern ab, mit denen wir zusammenarbeiten. Großartige Arbeit.“

‍

Die Umsetzung

SPARROW analysierte zunächst die aktuelle Situation des Standorts und bereinigte die Rohstoffdaten, einschließlich Beschreibungen und Bilder. Darauf folgten:

Harmonisierung der Artikelbeschreibungen geschäftsbereichsübergreifend
Strukturierung von Daten in einem SAP-kompatibles Format
Einführung von standardisierten Arbeitsabläufen und Eliminierung veralteter manueller Schritte
Unterstützung beim Change Management und Onboarding-Bemühungen zur Förderung der Akzeptanz

Wichtig ist, dass SPARROW nicht nur ein Tool implementiert hat, sondern auch ein Best-Practice-Framework bereitgestellt hat, das auf der betrieblichen Realität basiert. Das Team arbeitete Seite an Seite mit Partnern aus der Werkstatt und integrierte Feedback-Schleifen, um sowohl die Tools als auch die Prozesse zu verfeinern.

„Wenn jemand in Ihrer Organisation sagt, dass es keine Duplikate gibt — wette ich 100€, dass Sie welche finden. An diesem Standort haben wir die Materialmenge von 70.000 auf 55.000 reduziert. Das sind nachgewiesene 20% Duplikaten, nicht theoretisch.“

‍

Ergebnisse und Auswirkungen

Doppelte Reduzierung: 70.000 bis 55.000 Materialien (20% weniger)
Konsolidierung des Lagers: Von 70 verstreuten Lagerhäusern auf nur 13
Vollständige SAP-Integration: Saubere, harmonisierte Daten, die jetzt abteilungsübergreifend verwendet werden
Bessere Notfallmaßnahmen: Vereinheitlichte Daten ermöglichen eine reibungslosere Zusammenarbeit
Benutzerakzeptanz: ~500 tägliche Benutzer im gesamten Unternehmen weltweit
Skalierbarkeit: Das europäische Pilotprojekt ist heute ein globales Referenzmodell

‍

Lektionen aus der Praxis

Diese Website war eine der ersten, die sich mit der digitalen MRO-Transformation innerhalb der Kundenorganisation befasste. Zwar waren technische Hürden zu erwarten, doch die eigentliche Herausforderung lag im Change Management.

„Bei Veränderungen geht es nicht um Daten oder Technologie — es geht um Menschen. Sobald sie das ‚Warum' verstehen und sehen, dass ihr Feedback umgesetzt wird, folgt alles andere.“

SPARROW und der Kunde konzentrierten sich gemeinsam auf klare Kommunikation, Benutzerbeteiligung und die Ausrichtung des technischen Wandels auf strategische Ziele. Infolgedessen wurden neue Arbeitsabläufe Teil des täglichen Betriebs — nicht nur ein weiteres System.

‍

Das Gesamtbild

SPARROW wurde 2019 mit dem Ziel gegründet, Ersatzteilprobleme in allen Bereichen — Betrieb, Beschaffung, IT und Technik — zu lösen. Dieses Projekt veranschaulicht diese Mission in der Praxis: Es liefert nicht nur saubere Daten, sondern auch eine harmonisierte Zusammenarbeit innerhalb einer komplexen globalen Organisation.

„Dieser Moment kam, als wir begannen, die Auswirkungen nicht nur auf der Systemseite, sondern auch im täglichen Betrieb zu sehen. Die Mitarbeiter nutzten die Tools aktiv und gaben konstruktives Feedback, und die neuen Arbeitsabläufe wurden Teil der täglichen Routinen. Da wurde uns klar, dass dies kein Test mehr ist. Es bietet einen echten Mehrwert.“

Inhalt